Loading...
7482 SOWScope of Work  RFP #7482 Pumps, Blowers, Motors Repair and PM Services  The City of Denton Water Production Division is soliciting proposals for parts, general repair and rebuild  services for pumps, blowers and motors located at the Lake Lewisville Water Treatment Plant, the Lake  Ray Roberts Water Treatment Plant, the Southwest Booster Pump Station, the McKenna Booster Pump  Station, the Lake Lewisville Raw Water Pump Station, the Lake Ray Roberts Raw Water Pump Station,  the Pecan Creek Water Reclamation Plant, the Robson Ranch Water Reclamation Plant and several lift  Stations within the City .   It is anticipated that this RFP will result in multiple contracts (pumps, blowers and motors) with the  corresponding local equipment representatives. In addition, the City will select a primary vendor and a  secondary vendor for each contract. The vendor performing the work after the contract has been  awarded will be selected based on ability to deliver the services within a reasonable amount of time and  the criticality to have the equipment in service as outlined in the Vendor Selection section of this  document . In addition, the vendor may be selected based on past performance and the relationship  between the vendor and the equipment’s original equipment manufacturer (i.e. Is the vendor certified  by the OEM to work on the equipment?).  Proposals shall be active for a period of 3 years with two (2) one (1)‐year options to renew.   Work perform under this contract shall not void any guarantees or warrantees provided by the OEM in  cases where warranty still exists.   Scope  Following is a description of the scope of services being procured:  A. Parts  a. Any and all parts associated with pumps, blowers and motors owned by the City to  include, but not limited to seals, bearings, fasteners, gears, shafts, gaskets,  impellers, etc.  b. Parts shall be supplied by the OEM or shall be approved for use by the OEM.  c. Where non‐OEM parts are used, the vendor will notify the City of their use.  d. Mark‐up on all parts shall be limited to 10% of the vendor’s purchase price.  B. General Repair/Rebuild Services  a. Any and all repairs necessary to keep the referenced equipment in good operating  order as intended by the OEM. This will include corrective or preventive  maintenance work.  b. Any machining services needed to rebuild pumps, blowers and motors.  c. Repairs to include, but not limited to:  i. Rebuilding/Reconditioning Services  ii. Replacement Services  iii. Any other activity to ensure the equipment operates within the OEM  specifications  d. Repair and/or rebuilding pump bases and sole plates.    C. Removal and Installations Services  a. Provide removal from the City facility and transportation to the vendor’s service  center.  b. Provide transportation and installation back to the City’s facilities.  c. Provide alignment and start‐up services such as vibration analysis as needed.    Locations  Equipment within this scope of work will be located at the following locations as noted above:  1. Lake Lewisville Water Treatment Plant: 1701 Spencer Rd, Denton, TX 76201  2. Ray Roberts Water Treatment Plant: 9401 Lake Ray Roberts Dam Rd., Aubrey, TX 76227  3. Southwest Booster Pump Station: 9800 John Paine Rd., Argyle, TX 75065  4. McKenna Booster Pump Station: 705 Thomas St., Denton, TX 76201  5. Pecan Creek Water Reclamation Plant:  1100 S Mayhill Rd, Denton, TX 76208  6. Robson Ranch Water Reclamation Plant: 5495 South Florence Rd., Denton, TX 76210  7. Lake Lewisville Raw Water Pump Station: 200 Country Lane, Hickory Creek, TX 76065  8. Lake Ray Roberts Raw Water Pump Station: 9401 Lake Ray Roberts Dam Rd., Aubrey, TX 76227  9. Various lift stations throughout the City  Qualifications  The vendor shall submit a proposal including company history, including previous experience with the  City of Denton and its relationship with the pump manufacturers listed on this document.  Due to the unknown nature of the work, the City will consider hourly pricing in its evaluation, however,  pricing will not be the only consideration used in deciding which vendor is awarded the contract.  Vendor Selection  Due to the number of different pump types and manufacturers the City currently owns, the City will be  selecting a primary and a secondary vendor to enter into service contracts for pumps, blowers and  motors. It is the City’s intent to select its primary contact vendor for service and repairs, except, in cases  where:  1. The primary vendor is not able to meet the repair needs of the City’s equipment.  2. The primary vendor cannot perform the work in a reasonable amount of time. This will be  decided on a case‐by‐case basis since seasonal needs may allow for more or less time for a  repair to be completed. For the purposes of this document reasonable times shall be defined as  follows:  a. Pump pick up at City facility‐ no more than 1 weeks from notice  b. Pump evaluation with report and repair quote‐ no more than 2 weeks  c. Pump repair/rebuild‐ no more than 4 weeks from evaluation  3. The primary vendor does not have a good repair history with the type of equipment needing  repair.   4. In case of emergency, the fastest vendor able to respond will be selected.     Emergency Repairs  Emergency repairs shall be those that need to be completed in the least amount of time due to the  possibility of compromised safety and health within the water production system.  Vendors for emergency repairs shall be selected based on response time and ability to perform the  work.   Warranty  All services performed under this contract shall be warranted for 1 year.  Safety  The vendor shall be familiar with safety procedures related to the equipment being worked on.   The City of Denton shall have any safety data sheets (SDSs) for all bulk chemicals used at its treatment  facilities.   The City of Denton will assist the vendor in shutting down and deenergizing equipment for the purposes  of performing maintenance and repairs. Lock out/Tag out procedures will be followed.  The vendor shall have all tools and equipment necessary. Due to liability reasons, The City cannot lend  any tools or equipment to the company performing the work.  Applicable Equipment  The City of Denton will enter into service contracts for services for the equipment listed on the table  attached. The vendors interested shall submit letters indicating whether they are certified to perform  work by the original equipment manufacturer on the referenced‐equipment.  The vendor will indicate what pump, blower or motor manufacturer they are certified to work on by the  OEM on the equipment list by way of check marking the attached spreadsheet under the “Certified by  OEM to Repair” column.