Loading...
7789 - Scope of WorkRFP # 7789  Scope of Work  Employee Health Clinic Operation and Management Services  RFP #7789 Page 1 of 11 SECTION I  General Information and Instructions  The scope of work shall be finalized upon the selection of the Firm. The respondent’s submission  shall have accurately described your understanding of the objectives and scope of the requested  products and services and provided an outline of your process to implement the requirements of  the Scope of Work and Services.  It is anticipated that the scope of work will include, at a  minimum, the following:     The  City  of  Denton  (City)  is  seeking  qualified  vendors  to  provide  Clinic  Operation  and  Management Services at its existing near‐site Employee Health Center (Clinic) for the City’s  employees, retirees, and dependents that are enrolled in the City’s self‐funded health plans and  retirees and spouses over the age of 65 enrolled in the City’s Medicare Supplement plan. The  Clinic provides all medical services typically associated with a family‐practice doctor’s office.  These medical services include, but are not limited to: primary care, minor emergency care,  health  risk  assessments,  call  support,  immunizations  and  injections,  prescriptions,  wellness  education, disease management, and primary case management for all members 24 months of  age and older.      The City currently pays a monthly management fee to the existing clinic Management Company  per employee per month (PEPM) based on the number of employees enrolled in the City’s self‐ funded health plan and retirees and spouses over the age of 65 enrolled in the City’s Medicare  Supplement plan. All other operational costs for the Clinic, including but not limited to lab  services, medical supplies, medical equipment, office equipment, office supplies, furniture, and  staff salaries are passed through to the City, at a straight cost, with no additional fees or markup  added to them.     The Health Risk Assessment (HRA) conducted at the Clinic is a critical component of the City’s  overall wellness program. The HRA consists of a comprehensive blood draw at the Clinic and  follow‐up with a Clinic provider.    Additional services may eventually include new hire physicals, initial workers’ compensation  triage,  workers’  compensation  return‐to‐work,  and  pre‐employment/random/post‐ accident/reasonable suspicion drug specimen collection.         RFP # 7789  Scope of Work  Employee Health Clinic Operation and Management Services  RFP #7789 Page 2 of 11 SECTION II  BACKGROUND AND PHILOSOPHY    BACKGROUND    The City of Denton (City) is requesting your proposal to provide  Clinic  Operations  and  Management Services for the employees, retirees, and dependents enrolled in the City’s self‐ funded dual option medical plan, and retirees and spouses over the age of 65 enrolled in the  City’s Medicare Supplement plan.    The City offers medical benefits to all full‐time employees (employees working 30 or more hours  per week) and their eligible dependents. Additionally, the City extends medical benefits to our  retirees, and their eligible dependents, if the retiree elects to maintain coverage at the time of  separation.    The City has operated the Clinic since December of 2011 through a third‐party operations and  management company. The City is conducting this Request for Proposal (RFP) process because  our current contract with that company expires March 28, 2022.    The Clinic is located in the professional building at the Medical City Denton, 3537 S. I35E, Denton,  Texas 76210. The Clinic has 2,832 square feet, with four exam rooms, two laboratory areas, two  provider offices, a conference room, a waiting area, and a front desk area. The Clinic is staffed by  a part‐time physician, a full‐time nurse practitioner, a PRN nurse practitioner, and three medical  assistants. The medical staff performs lab draws in‐house, but the majority of tests are run at an  outside laboratory (currently LabCorp).    The City has an estimated population of 142,000 residents and was incorporated in 1866. Denton  is located approximately 40 miles north of Dallas and Fort Worth. It sits at the apex of a triangle  that encompasses the Dallas‐Fort Worth metropolitan area. Although it benefits from the overall  growth and expansion of the largest Consolidated Metropolitan Statistical Area in the state,  Denton and its economy stand proudly independent.    In general, the City of Denton is a full‐service city that provides law enforcement, fire safety,  paramedic/rescue,  refuse  collection,  sanitary  landfill,  electric  distribution  and  transmission,  water,  wastewater,  storm  sewer,  animal  control,  parks  and  recreation,  library,  and  airport  services.      Two major universities ‐ the University of North Texas and Texas Woman’s University ‐ along with  a  fully  accredited  public  school  system,  allow  local  residents every  educational  advantage  possible and a rich blend of cultures.    The City has a workforce of approximately 1,800 employees. The City has had a safety and risk  RFP # 7789  Scope of Work  Employee Health Clinic Operation and Management Services  RFP #7789 Page 3 of 11 management program since 1970, an active wellness program since 1990, an insured employee  assistance program (EAP) since 1998, and became self‐funded for the employee health plan in  2008.  Additionally,  the  City  has  an  Employee  Insurance  Committee  (EIC)  representing  all  departments, providing education, feedback, and recommendations to City Management and  City Council.     The City’s health plan enrollment is:    1,382 employees  3,830 total lives (including 81 retirees and 48 dependents of retirees)    Each year the Clinic has increased both the number of available appointments and the number  of filled appointments. In 2019, there were 7,532 available appointments with an 89% utilization  rate. In 2020, there were 7549 available appointments with an 85% utilization rate. For 2021 we  expect to reach close to 8,000 available appointments with a 91% utilization rate.    Clinic  Utilization 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021  Available Appts  7,015  7,078  7,637  7,872  8998  7,801  7242  7532  7549  3976  Filled Appts  5,552  6,127  6,990  7,062  7103  6,670  6553  6688  6383 3627  Utlization Rate  79.14%  86.56%  91.53%  89.71%  78.94%  85.50%  90.49%  88.79%  84.55%  91.22%  Lab Draws  1,395  1,463  1,550  1,478  1,469  1,351  1273  1504  1228  912    The City’s benefit plan year is January 1 through December 31 and are “in‐network only” plans.    PHILOSOPHY    The City wants to provide high‐quality, cost‐effective medical care with a focus on wellness and  prevention to our eligible employees, retirees, and dependents (“members”) that participate in  the City’s self‐funded health plan. We want to help our members establish a “medical home” at  our Clinic and help them develop a personal relationship with our medical team. We want to  provide our members with free access to primary care medical services so that cost is never a  barrier to seeking medical care. We want to link the wellness program and resources available  through the City and our health plan third‐party administrator (TPA) to the point where our  members access care.      We seek a caring and committed partner to help the City engage our members in a manner that  will motivate them to take an active role and have personal accountability for their overall health  and wellbeing. We seek to be a change agent for our members by helping to improve their overall  quality of life. We understand that the City will realize savings on our health plan costs in the long  term in accomplishing these things.    We seek a partner that has experience in managing clinical operations for employers, has  RFP # 7789  Scope of Work  Employee Health Clinic Operation and Management Services  RFP #7789 Page 4 of 11 experience taking over an existing clinic (if applicable) and continuing effective operations, has a  robust and easy to access wellness platform, and has an integrated Electronic Medical Records  (EMR) system with electronic prescribing features.    CURRENT STAFFING MODEL    The Clinic is currently staffed with a part‐time physician (D.O.), a full‐time nurse practitioner, a  PRN nurse practitioner, and three (3) medical assistants who are employees of the incumbent  provider. It is the City’s preference to retain the existing staff as employees of the new provider  (if applicable) to ensure continuity of care.    RFP # 7789  Scope of Work  Employee Health Clinic Operation and Management Services  RFP #7789 Page 5 of 11 SECTION III  City Provided Goods and Services    The City shall provide the following goods and services to the awarded Contractor:  1. Clinic location   Medical City Denton Professional Building, 3537 S.I35, Suite 317, Denton, TX, 76210  (see provided floor plan of the existing clinic space)  2. All necessary medical equipment and furniture  3. Reasonable and necessary medical supplies  4. All needed phones, computers, printers, fax, and peripherals  5. Fully furnished waiting area, office, and conference room  6. Reasonable and necessary office supplies  7. Phone, cable, and internet services            RFP # 7789  Scope of Work  Employee Health Clinic Operation and Management Services  RFP #7789 Page 6 of 11 SECTION IV  Proposal Guidelines for Onsite/Near‐Site Medical Clinic  Operations and Management Services    The following goods and services shall be supplied by the awarded Contractor:    Outline of Expected Services    I. Onsite/near‐site medical services  A. Provide the highest quality primary care and minor emergency medical services  for non‐occupational illnesses and injuries for a nine (9) consecutive hour time  period, Monday through Friday (observing all City holidays) to members age 24  months and older. The exact hours of operation will be determined after the  contract is awarded;  B. Provide appropriate medical professionals to staff the Clinic during the prescribed  hours. The City’s preference is to maintain the existing structure and the existing  employees; however, the City is willing to entertain other staffing models to  deliver the requested medical services;  C. Provide sufficient “relief” medical professionals to staff the Clinic in cases of  illness, vacation, training, or to temporarily fill‐in when vacancies occur;  D. Provide inoculations and immunizations including, but not limited to, flu and  tetanus shots as desired or promoted by the City;  E. Plan,  develop,  and  support  wellness  initiatives  in  conjunction with the City’s  wellness program, including but not limited to:  1. Health screenings such as blood pressure checks, HDL/LDL  cholesterol, blood glucose, total BMI, and other screenings as  requested during the year  2. Provide employee follow‐up and education  3. Chronic disease management, monitoring, and employee education  4. Coordination with the City’s wellness program to support wellness‐ related activities  5. Assist the City in developing wellness initiatives that have a direct  impact on potentially reducing identified health risks in the City  6. Provide support for the City’s Healthy Incentives Program  7. Provide education, support, and assistance to patients in the form of  live/telephonic/virtual health coaching, nutritionists, etc.  F. If  services  are  expanded  in  the  future,  serve  as  a  collection  site  for  pre‐ employment, random, reasonable suspicion, post‐accident, and follow‐up drug  testing  in  accordance  with  DOT  and  the  City’s  testing  requirements  and  procedures:  1. Provide for proper chain of custody and all necessary forms  RFP # 7789  Scope of Work  Employee Health Clinic Operation and Management Services  RFP #7789 Page 7 of 11 2. Provide collection supplies  3. Provide for or make arrangements for transportation of specimens  to laboratories  G. If services are expanded in the future, provide triage of workers’ compensation  injuries as well as:   1. Job‐specific return‐to‐work evaluations  2. Job‐specific pre‐employment and fit‐for‐duty physicals  H. Maintain  the  current  clinic  model  of  each  patient  having  a  full  20‐minute  appointment with the medical provider (i.e., in a one‐hour time period, only three  (3) appointments are available per provider)    II. Clinical management    A. During the Clinic transition phase, provide assistance and expertise to ensure a  successful and efficient transfer that allows operations to continue with minimal  disruption to members;  B. Provide resources and expertise to ensure optimal and positive positioning of the  Clinic throughout the term of any contract through employee communication and  promotion;  C. Provide staffing of medical, technical, and support staff that demonstrate strong  interpersonal skills, exceptional service delivery philosophy, and passion for the  holistic treatment, care, wellness, and recovery of patients;  D. Provide supply and inventory management;  E. Provide medical administration of patient care, including patient management  and patient referral management;  F. Maintain patient records in a secured environment, in electronic medical record  (EMR) format, in compliance with HIPAA regulations. EMR should have electronic  prescribing capabilities;  G. Provide for the active management of the City’s employee health by deploying  target wellness and chronic disease management initiatives;  H. Maintain an open dialogue with the City’s health and workers’ compensation  third‐party administrators (if applicable), and with City staff responsible for those  functions to balance both recovery and City return‐to‐work programs;  I. Assist with and actively engage in cost savings management initiatives;  J. Provide  regularly  scheduled  reports  to  the  City  (as  outlined  in Section IV ‐  Reporting) that sufficiently describe the program impact, cost impact, employee  satisfaction, and other performance parameters as agreed upon with the City;  K. Maintain communications with City staff regarding patient status within HIPAA,  FMLA, and ADA guidelines;  L. Maintain ongoing communication with City staff regarding program opportunities  and enhancements, including regular face‐to‐face meetings with City staff and  attendance at various meetings such as the Employee Benefits and Wellness Fair,  and  meetings  with  other  City  staff,  including  management,  and  the  City’s  RFP # 7789  Scope of Work  Employee Health Clinic Operation and Management Services  RFP #7789 Page 8 of 11 Employee Insurance Committee, as needed.    III. Medical personnel minimum requirements  A. All  medical  personnel  (physicians,  physician  assistants,  nurse practitioners,  nurses,  and  medical  assistants)  shall  be  properly  licensed,  credentialed,  and  authorized to practice/work in Texas.  B. The selected vendor shall consult with the City on all replacements, additions, or  changes in Clinic personnel. As the party ultimately responsible for the expense of  the  medical  personnel,  the  City  shall  have  the  option  to  be  included  in  the  interview process and shall have the final say on all Clinic personnel.    IV. Technology  A. Provide for a paperless medical office by having state of the art electronic medical  records software and hardware;  B. Provide state of the art technology  to  support  scheduling  requirements  for  patients and online check‐in;  C. Ability to send multiple appointment reminders via email, phone, and/or text;  D. Provide online access to patient status updates and test results;  E. Capture relevant procedure code data to enable the City to perform comparisons  between the services rendered in the Clinic with the cost of performing those  services outside of the clinic setting;  F. Provide the capability to interface the health TPA’s computer system:  1. Ability to file “zero dollar” claims with the City’s health TPA  2. Ability to capture a reasonable “fee schedule” for those claims  G. Provide an application solution for iOS, Android, and other smartphones;  H. Provide a web‐based consumer education portal;  I. Ability to export clinical/lab data to medical carriers;  J. Information Technology support services for Clinic operations.    V. Reporting  A. Provide  City‐specific  management  reports  on  a  weekly  and  monthly  basis  to  include but not be limited to:  1. Clinic census data (patients seen per day; duration of visit, etc.)  2. Number of available appointments, number of filled appointments,  and utilization percentage on a weekly basis  3. No show report by provider and lab draws  4. Number of lab procedures  5. Financial performance data  6. Employee satisfaction data  RFP # 7789  Scope of Work  Employee Health Clinic Operation and Management Services  RFP #7789 Page 9 of 11 7. Referral data  8. Cost savings data  9. Wellness initiatives and efforts  10. Wait time data  11. Aggregate  reports  summarizing  the  types  of  disease  states,  conditions, illnesses, and injuries of patients accessing the Clinic  12. Monthly reports of those employees who have had the HRA blood  work performed and completed the required follow‐up visit with the  provider  B. Provide the appropriate medical records in the appropriate format to the City’s  health TPA in order to allow the data to be integrated with the TPA’s disease  management and wellness programs.    NOTE:    By responding to this RFP, the Contractor agrees to comply with the above Scope of  Services.  If you are unable to provide/perform any service, please list that service and  provide an explanation.     RFP # 7789  Scope of Work  Employee Health Clinic Operation and Management Services  RFP #7789 Page 10 of 11 SECTION IV  Proposal Guidelines for Onsite/Near‐Site Medical Clinic  Operations and Management Services    Scope of Services    The City of Denton (City) is seeking qualified vendors to provide Clinic Operation and  Management Services at its existing near‐site Employee Health Center (Clinic) for the City’s  employees, retirees, and dependents that are enrolled in the City’s self‐funded health plans and  retirees and spouses over the age of 65 enrolled in the City’s Medicare Supplement plan. The  City is requesting proposals for a three (3) year period with two (2) annual renewal options at  the conclusion of the three (3) year contract. The quote is not to contain agent commissions or  fees. Implementation, if applicable, must be completed by April 9, 2022.    Services include, but are not limited to: primary care, minor emergency care, health risk  assessments, call support, immunizations and injections, prescriptions, wellness education,  disease management, and primary case management for all members 24 months of age and  older.     *The City’s health plans are “in‐network only” plans.      Please include a list of proposed key personnel and their resumes.   HIPAA Compliance is required.     Evaluation Procedures    Selection of an organization to provide the aforementioned materials and services shall be in  accordance with the City of Denton purchasing policies and procedures and the State of Texas  Local Government Code 252.043. The City of Denton shall evaluate each Respondent in  accordance with the below criteria:     The City of Denton will evaluate the submission in accordance with the selection criteria and  will rank the organizations based on the submittals. The City of Denton reserves the right to  consider information obtained in addition to the data submitted in the response.  The selection  criterion is listed below:    a) Compliance with specifications, quality, reliability, characteristics to meet stated  or implied needs (FACTOR:  30%)  Compliance with the stated specification(s) coupled with the quality and reliability of  the services such as fitness for use that meets or exceeds the City’s expectations and the  characteristics of the product or service that bear on its ability to meet the  stated/implied needs.  RFP # 7789  Scope of Work  Employee Health Clinic Operation and Management Services  RFP #7789 Page 11 of 11   b) Indicators of Probable Performance under contract (FACTOR:  40%)  Indicators of probable performance under the contract to include: past vendor  performance, financial resources and ability to perform, experience or demonstrated  capability and responsibility, references, experience with health benefits for other  employers (specifically other public entities), and scope of additional resources  available.     c) Price, Total Cost of Ownership (FACTOR:  30%)               The price of items, to include total cost of ownership, such as installation costs, life cycle  costs, and warranty provisions.    The total possible score of the submissions shall be scored and weighted as indicated above.  Based on the outcome of the computations performed, each submission will be assigned a raw  score. The assigned weight will then be applied to these scores to calculate an overall score for  each submission to complete the final scoring process.