Loading...
7798 - Scope of WorkCoil Cleaning Services  SCOPE OF WORK    1    A. PURPOSE    This document is intended to provide interested respondents with sufficient information  to enable them to prepare and submit proposals for consideration by the City of Denton  (“City”) to furnish all labor, materials, tools, equipment, and supervision for Coil Cleaning  Services for various City buildings on an as‐needed basis, however, such need will be  subject to the City choosing to perform any work that might be covered by this Statement  of  Work  either  internally  or  through  a  City‐wide  staffing  solution.  Contractor  acknowledges  this  limitation  by  entering  into  a  final  Contract with the City. The  respondent’s submission shall accurately describe your understanding of the objectives  and scope of the requested services and provide an outline of your process to implement  the requirements of the Scope of Work.  Failure to include all required information in your  submission may result in the disqualification of a respondent.    Coil Cleaning Services     Various coil cleaning including straight coils and covers, underneath coils, V‐coils  ground and covers, mini‐splits, and Lieberts   Low pressure (no greater than 1500 PSI) and high‐volume water (40‐50 GPM) with  no chemicals    *For reference purposes only, the anticipated (but not guaranteed) service locations:    Location *  Number of Units  Types of Units  Denia Recreation Center  9 Units ‐Straight  coils and covers   1 @ 25 ton — 1st floor   4 @ < 20 ton — 1st floor   4 @ < 20 tons — 2nd floor  North Lake Recreation Center  9 Units ‐Straight  coils and covers   1 @ 25 ton — 1st floor   4 @ < 20 ton — 1st floor   4 @ < 20 tons — 2nd floor  MLK Recreation Center  10 Units  8 @ < 20 tons, straight coils —  ground   2 @ < 20 tons, straight coils  and covers — 2nd floor— (top  of gym)  City Hall East 31 Units  1 @45 ton with Underneath  Coils 2nd Floor   1 @170 ton with V‐Coils  Ground and Covers   1@ 180 ton with V‐Coils  Ground  Coil Cleaning Services  SCOPE OF WORK    2     14 @ < 20 tons with Straight  Coil ‐  2nd Floor   3 @ < 20 tons, split systems ‐ 2ndfloor   9 @ < 20 tons with Straight  Coils 2nd Floor Covers   2 Lieberts units @ 4 fans each  ‐ 2nd Floor  Fire Station 1 (Central)  4 Units  2 @ 60 ton with Straight Coils  1st floor (Spray Though Covers)  2 @ < 20 tons, split systems,  1st floor  Service Center 8 Units  6 @ < 20 tons with V‐Coils 2nd  and 3rd Floor   2 @ < 20 tons with Straight  Coils 2nd and 3rd Floor   Remove and return covers (if  applicable)  Fleet Services 4 Units  4 @ < 20 tons, straight coils  and covers  South Branch Library  11 Units  9 @ < 20 tons, straight coils  with covers — location: Single  story rooftop   2 Lieberts @ 3 tons with 1 fan  each — location: Ground &  rooftop  Senior Center 11 Units  11 @ < 20 tons, straight coils  and covers 1st Floor  Police Training Facilities  20 Units  20 @ < 20 tons, straight coils   Location: Single story rooftop  DME Facilities 20 Units  19 @ < 20 tons, straight coils   1 @ 20 tons, straight coils   Location: Ground  CVA  10 Units  2 @ 20 tons, 1st story rooftop  (extra hose length required to  get from one side to the other)  3 @ < 20 tons, 1st story  rooftop   5 @< 20 tons, ground  North Branch Library  15 Units  15 @ < 20 tons, straight coils  Coil Cleaning Services  SCOPE OF WORK    3     Location: Single story rooftop   Remove and return covers (if  applicable)    Linda McNatt Animal Shelter  14 Units  14 @ < 20 tons, straight coils   Location: Ground  Facilities Management  10 Units  7 @ < 20 tons, straight coils   3 Minispilts   Location: Ground  Solid Waste 9 Units  8 @ < 20 tons, straight coils –  Ground   1 @ < 20 tons, straight coil –  ground elevated  Solid Waste – 1001 Mayhill  1 Unit  1 @ < 20 tons, straight coil –  single‐story rooftop  Solid Waste – 651 Mayhill  4 Units  3 @ < 20 tons, straight coils   1 Minisplit   Location: Ground elevated  Denton Energy Center  2 Units  2 @ 30 tons, straight coils   Location Ground  Emily Fowler Library  3 Units  1 @ 20 tons, straight coils   2 @ < 20 tons, straight coils   Location: Ground  North Lake Annex 4 Units  4 @ < 20 tons, straight coils   Location: 3rd story rooftop  Airport 1 9 Units  5 @ < 20 tons, straight coils ‐  3rd story rooftop   4 Minispilts ‐ ground  Lesa Building 1 1 Unit  1 @ < 20 tons, straight coil ‐  ground  Civic Center 6 Units  2 @ < 20 tons, straight coils,  tall single‐story rooftop   4 @ < 20 tons, straight coils,  ground  Fire Station 2 9 Units  8 @ < 20 tons, straight coils,  ground   1 Minisplit, ground  Fire Station 3 1 Unit  1 @ < 20 tons, straight coil,  ground  Coil Cleaning Services  SCOPE OF WORK    4    Fire Station 4 9 Units  8 @ < 20 tons, straight coils,  ground   1 Minisplit, ground  Fire Station 5 3 Units  3 @ < 20 tons, straight coils,  ground  Fire Station 6 3 Units  3 @ < 20 tons, straight coils,  ground  Traffic 1 1 Unit  1 @ < 20 tons, straight coil,  ground  Tennis/Golf 3 Units  3 @ < 20 tons, straight coils,  ground      Additional locations may be added at the discretion of the City.      B. PROJECT CONTROLS    1. Work Hours  a. Regular Hours: Monday through Friday, 7:00 a.m. – 5:00 p.m.  1. Normally scheduled day hours. Paid for by the hour. The hourly rate shall  include all items of cost, overhead, and profit. Work time on the job only.   b. Weekend Hours: Saturday and Sunday, any hour, day or night.  1. Extra  time  beyond  normal  day  work  hours,  needed  to  finish  tasks in  progress. Paid for by the hour. The hourly rate shall include all items of  cost, overhead, and profit. Work time on the job only.  c. Holidays: any hour day or night per this listing:  1. New Year’s Day (observed)  2. MLK Day  3. Memorial Day  4. 4th of July  5. Labor Day  6. Thanksgiving Day  7. Day After Thanksgiving  8. Christmas Eve (observed)  9. Christmas Day (observed)  If a Legal Holiday falls on Saturday, it will be observed on the preceding Friday. If a  Legal Holiday falls on Sunday, it will be observed on the following Monday. Holiday  hours are extra time beyond normal day work hours, needed to finish tasks in  progress. Paid for by the hour. The hourly rate shall include all items of cost,  overhead, and profit. Work time on the job only.  Coil Cleaning Services  SCOPE OF WORK    5    d. Overtime Hours: Monday through Friday, after regular hours and weekends.  1. Extra  time  beyond  normal  day  work  hours,  needed  to  finish  tasks in  progress. Paid for by the hour. The hourly rate shall include all items of cost,  overhead, and profit. Work time on the job only.    2. Project Estimates  1. Respondent shall provide written “not to exceed” estimates on all projects  except for emergencies.  This estimate shall include the estimated number of  hours,  contracted  hourly  rate,  number,  and  type  of  employees  required,  estimated material cost, and project completion in the number of days.  2. The contractor shall respond to requests for estimates for non‐emergency  work within two (2) days and provided written estimates within five (5) days  of the first contact by the City.  It shall be the Contractor’s responsibility to  ensure they have all information to prepare accurate estimates.  3. Non‐emergency  work  shall  only  be  performed  with  the  City’s  written  authorization by the issuance of a Work Order from the Facilities Department.   Actual work shall not exceed the Contractor’s estimate without prior written  authorization by the City.  4. The contract price includes all items of cost including overhead and profit for  preparing estimates for projects.      3. Work in Process  a. The  Contractor  will  meet  with  selected  representatives  regularly  or  as  determined necessary by the Facilities Department staff/project manager to  review progress and provide necessary guidance in solving problems that may  arise.    b. Facilities Department project managers will meet as often as required with the  Contractor’s project manager for reviewing progress and providing necessary  guidance.  c. The Contractor will, regularly, submit brief written summaries of the work  accomplished during the reporting period, work to be accomplished during the  subsequent reporting period, real or anticipated problems, and notification of  any significant deviation from previously agreed‐upon work plans.    d. It shall be the responsibility of the Contractor performing services for this  contract to safeguard their materials, tools, and equipment. The City shall not  assume  any  responsibility  for  vandalism  and/or  theft  of  materials,  tools,  and/or equipment.  e. The Contractor shall obtain the permission of a Facilities Department  representative regarding any needed storage of materials and equipment.  Coil Cleaning Services  SCOPE OF WORK    6    Such storage shall be done in such a manner as not to interfere with the  schedule for that building. The City shall not accept responsibility for losses of  material or equipment regardless of approval to store in any of the City’s  facilities or grounds.  f. All work areas shall be kept in orderly condition, free of unnecessary material  and  equipment.  All  debris  will  be  picked  up  and  hauled  away  by the  Contractor. No additional charge for hauling away debris shall be permitted  under the contract.    4. Invoices  a. Invoices will be required for verification of coil cleaning services.   b. The contractor’s invoice shall clearly state actual hours worked at labor rates  quoted, the actual cost of materials, thereof, a complete description of work  performed, location, and date.    1. Accompanying their invoices, the Contractor must also include copies of  invoices  provided  by  any  subcontractor  utilized  for  the  work  and  any  invoices for material used thereby verifying actual material costs and copies  of all daily work orders listing each skill level of labor and their hours  worked.  c. Equipment Rental  1. Any rental of equipment required to perform the job (i.e., pumps, air  compressors, etc.) will be paid for at a rate of the actual cost of the rental  multiplied  by  the  contract  mark‐up.  Equipment  rental  invoices  shall  accompany the Contractor’s invoice to be considered for payment    5. Employees  a. All employees of the Contractor shall be in a company uniform that identifies  the name of the company and the name of the employee. The uniforms shall  be clean and neat in appearance. All employees working at City facilities will  be  required  to  obtain  and  display  a  visitor’s  pass  from  the  Facilities  Department.  b. The  contractor  shall  complete  background  checks  and  maintain  an active  policy on drugs and alcohol in the workplace that supports a drug‐free  environment and be prepared to submit such policy upon City request.    c. The contractor shall complete background checks and shall perform criminal  background  checks  on  all  employees  assigned  to  work  on  City  property  (“Assigned  Employees”)  before  the  Assigned  Employee  being  eligible  to  perform duties for the City.   Coil Cleaning Services  SCOPE OF WORK    7    1. Contractors shall follow all the most current EEOC guidelines regarding the  process for performing criminal background checks.  2. The contractor shall exclude any possible Assigned Employee from working  for the City who does not pass the background checks.  d. If an Assigned Employee appears to the City to be incompetent or act in a  disorderly or improper manner, such person shall be removed immediately on  the request of the City and shall not be re‐employed on the same project  except on written consent of the City.  e. All work shall be performed according to the standards of City building codes  and the complete satisfaction of the City.     C. MINIMUM QUALIFICATIONS  1. Commercial Experience: The contractor has been in business for at least 5 years    2. Licensed to do business in the State of Texas (copy of Certification required)   3. 5‐years’ experience doing business with a governmental agency the size of the City or  larger    D. PERMITS  The Contractor shall, without additional expense to the City, be responsible for obtaining  any necessary licenses and permits, and for complying with any applicate Federal, State,  Local, or Municipal laws, codes or regulations, in connection with the prosecution of the  work.     E. CLEANING UP  1. The Contractor shall always keep the work area, including storage areas used by him, free  from accumulations of waste material or rubbish and before completion of the work  remove  any  rubbish  from  the  premises  and  all  tools,  scaffolding,  equipment,  and  materials not the property of the Authority.      2. The contractor shall leave the work and premises in a clean, neat, and workmanlike  condition satisfactory to the Facilities Department.      F. SUSTAINABILITY  1. Preference will be given to products made of recycled materials if the products meet  applicable specifications as to quantity and quality and the average price of the product  is not more than 10% greater than the price of comparable nonrecycled products per  Texas Government Code Title, 30 Chapter 328, Subchapter K, Rule §328.203.  2. When possible, Contractor is to recycle materials being removed.    Coil Cleaning Services  SCOPE OF WORK    8    G. ACCIDENT PREVENTION    1. To provide safety controls for protection to the life and health of employees and other  persons, for prevention of damage to property, materials, supplies, and equipment, and  avoidance of work interruptions in the performance of this Contract, the Contractor shall  safely perform all work and comply with all governing regulations concerning safety. This  shall include, but not be limited to, OSHA requirements, and all local, state, and federal  safety regulations.    2. The Contractor shall maintain an accurate record of and shall report to the Facilities  Department in the manner and on the forms prescribed by the Facilities Department  exposure data and all accidents resulting in death, traumatic injury, occupational disease,  and  damage  to  property,  materials,  supplies,  and  equipment  incidental  to  work  performed under this Contract.    3. The Facilities Department will notify the Contractor of any non‐compliance with the  foregoing provisions and the action to be taken. The Contractor shall, after receipt of such  notice, immediately take corrective action. Such notice, when delivered to the Contractor  or his representative at the site of the work, shall be deemed sufficient for the purpose.  If the Contractor fails or refuses to comply promptly, the Facilities Department may issue  an order stopping all or part of the work until satisfactory corrective action has been  taken. No part of the time lost due to any such stop orders shall be made the subject of  the claim for extension of time or excess costs or damages by the Contractor.     4. Before commencement of the work the Contractor shall:  a. Submit in writing his proposals for effectuating this provision for accident prevention.  b. Meet in conference with representatives of the Facilities Department to discuss and  develop mutual understanding relative to the administration of the overall safety  program.    5. The contractor shall be similarly responsible for all damages to persons or property that  occur because of Contractor fault or negligence.    6. The contractor shall take proper safety and health precautions to protect the work, the  workers, the public, and the property of others. The contractor shall also be responsible  for all materials delivered and work performed until completion and acceptance of the  entire work, except for any completed unit of construction thereof which theretofore may  have been accepted.    H. WARRANTY OF WORK:    Coil Cleaning Services  SCOPE OF WORK    9    1. Except as otherwise expressly provided in this Contract, the Contractor shall remedy at  his own expense any failure of the work for one year, including equipment, to conform  to Contract Specifications and any defect of material, workmanship, or design in the  work, but excluding any defect of any design furnished by the Authority under the  Contract, provided that the Facilities Department gives the Contractor notice of any such  failure or defect promptly after discovery but no later than one year after final acceptance  of the work, except that in the case of defects or failures in a part of the work of which  the Authority take possession before final acceptance, such notice shall be given not later  than one year from the date the Authority take such possession. The Contractor, at his  own expense, shall also remedy damage to equipment, the site, or the buildings or the  contents thereof which is the result of any failure or defect, and restore any work  damaged in fulfilling the terms of this Article. Should the Contractor fail to remedy any  such  failure  or  defect  within  a  reasonable  time  after  receipt  of  notice  thereof,  the  Authority shall have the right to replace, repair, or otherwise remedy such failure or  defect at the Contractor's expense. This warranty shall not delay the final acceptance of  or final payment for the Contract Work.    2. All subcontractors', manufacturers' and suppliers' warranties and guarantees, expressed  or implied, respecting any part of the work and any materials used therein shall be  deemed obtained and shall be enforced by the Contractor as the agent and for the benefit  of the Authority without the necessity of separate transfer or assignment  thereof;  provided that, if directed by the Facilities Department, the Contractor shall require such  subcontractors, manufacturers, and suppliers to execute such warranties and guarantees  in writing to the Facilities Department.    3. Any work repaired or replaced according to this Article shall also be subject to the  provisions of this Article to the same extent as work originally performed. The rights and  remedies of the Authority provided in this article are in addition to and do not limit any  rights afforded to the Authority by any other article of this Contract.