Loading...
7812 - Scanning Services Scope of WorkRFP 7812 Scanning Services  Scope of Work    A. PURPOSE    The intent of this document is to provide interested vendors with sufficient information to  enable them to prepare and submit proposals for consideration by the City of Denton (“City”) to  furnish all labor, tools, equipment, and supervision for Document Scanning Services for the City  on an as needed basis; however, such need will be subject to the City choosing to perform any  work that might be covered by this Statement of Work either internally or through a City‐wide  staffing solution. Contractor acknowledges this limitation by entering into a final Contract with  the City. The respondent’s submission shall accurately describe your understanding of the  objectives and scope of the requested products and services and provide an outline of your  process to implement the requirements of the Scope of Work.  Failure to include all the required  information in your submission may result in disqualification of a respondent.    All work shall be provided in a professional manner in accordance with all applicable laws,  regulations and policies, including, but not limited to, all Federal, State and Local safety rules  and regulations.    B. SCOPE OF SERVICES    o Contractor needs to provide document scanning and indexing service using scanning  resolution at a minimum of 300 dpi in PDF file format.    o Include Optical Character Recognition (OCR) services. This process shall provide an accurate  conversion of image data into searchable PDF format.    o Services shall be in accordance with Standards set by the American National Standards  Institute (ANSI) and Association for Information and Image Management (AIIM).    o Delivered images will be in a PDF format that can be imported directly into Laserfiche,  including any indexing, metadata, and OCR text. The documents should require no post  processing by the City other than the importing of data.       C. MINIMUM QUALIFICATIONS    1. Commercial Experience: Contractor has been in business at least five (5) years    2. Contractor has at least five (5) years experience in document scanning services doing  business with a governmental agency the size of the City or larger.    3. Contractor must be able to meet security requirements for:   Criminal Justice Information Services (CJIS)   North American Electric Reliability Corporation (NERC)  RFP 7812 Scanning Services  Scope of Work     Federal Energy Regulatory Commission (FERC)   Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPPA)   System and Organization Controls (SOC) 2 Compliance    D. PROJECT CONTROL    If document scanning services are performed on City property, the contractor shall perform  services in accordance to the City work hours and holidays as described below.       1. Work Hours   Regular Hours: Monday through Friday, 7:00 a.m. – 5:00 p.m.  a. Normally scheduled day hours. Paid for by the hour. Hourly rate shall  include all items of cost, overhead, and profit. Work time on the job  only.    Holidays: any hour day or night per this listing:  a. New Year’s Day (observed)  b. MLK Day  c. Memorial Day  d. 4th of July  e. Labor Day  f. Thanksgiving Day  g. Day After Thanksgiving  h. Christmas Eve (observed)  i. Christmas Day (observed)  If a Legal Holiday falls on Saturday, it will be observed on the preceding  Friday. If a Legal Holiday falls on Sunday, it will be observed on the  following Monday. Holiday hours are extra time beyond normal day  work hours, needed to finish tasks in progress. Paid for by the hour.  Hourly rate shall include all items of cost, overhead and profit. Work  time on the job only.    2. Project Estimates   Contractor shall provide written “not to exceed” estimates on all projects except  for emergencies. This estimate shall include the estimated number of hours,  contract rate, estimated cost and project completion in number of days.      Contractor shall respond to requests for estimates for non‐emergency work  within two (2) days and provide written estimates within five (5) days of first  contact by the City. It shall be the Contractor’s responsibility to ensure they  have all information to prepare accurate estimates.    RFP 7812 Scanning Services  Scope of Work     Work shall only be performed with the City’s written authorization via email.  Actual work shall not exceed the Contractor’s estimate without prior written  authorization by the City.     Appointed City representative shall provide Contractor with approved media  delivery, schedule/deadline requirements, and indexing criteria on a per project  basis.       3. Handling and Receiving Requirements   The Contractor is responsible for the pick‐up and transportation of City  documents. All City documents must be transported in closed, climate‐ controlled vehicles.     Contractor must provide a “pickup slip” or other document as proof of pick‐up,  to be signed by the Contractor staff and City staff.      If specified by the City, the contractor must return original documents after  scanning, and provide a “return slip” or other document as proof of return, to  be signed by the Contractor staff and City staff.         Outside of returned boxes scanned must be clearly marked “Scanned” and the  date scanning was completed.      It is critical that the contractor understands the required security of the  documents. These documents are irreplaceable and must be safeguarded. Once  the contractor received the documents from the City, they are responsible for  their safekeeping. Contractor must secure materials in a secure, dry location  and take great care in handling of fragile originals.     Safeguards against theft, loss, and/or damage must be maintained at the  highest levels. No unauthorized reproduction or duplication of any media  produced by the contractor is permissible. These documents contain sensitive  security information such as building and infrastructure plans, intellectual  property rights and other sensitive information. Once the documents are in the  hands of the Contractor, the Contractor becomes solely responsible for the  security of the documents.     The Contractor will inventory and acknowledge the receipt of all items received.  The Contractor will maintain a system to allow for the retrieval of any document  that is in process. Any discrepancies between the City’s Department’s inventory  transmittal and the items received by the Contractor are to be resolved with ten  RFP 7812 Scanning Services  Scope of Work    (10) calendar days. After scanning services have been completed, the Contractor  will be required to perform a final quality control step that compares the final  output to the inventory list to ensure that every document has been digitized  and indexed.     Contractor may perform “Document Preparation” as necessary to scan all files  on a per project basis. This includes removing all staples and paperclips, repair  all torn documents with non‐reflective tape, straighten all folded plans and  mount any irregular size memorandum on standard 8.5“ x 11” paper and other  wise make the documents ready for processing.     The City will require designated City Staff to have access to original City  documents supplied to the Contractor for Scanning in the event a document is  needed, either in digital form or hard original. The Contractor will provide the  ability to locate and return to the City any original document that is in the  possession of the Contractor within one business day from the time of request  by an authorized department agent. After the City has fulfilled its need the  Contractor shall also pick up these documents and return with them to the  Contractor site to complete the scanning process.    4. Quality Control  The City’s expectation is for a high level of quality control for images and indexing.  Contractor’s quality control measures shall meet the following criteria for all images:     All data must be preserved in a form identical to, or functionally equal to, the  original record.     Scanned images shall be placed on a DVD, USB, external hard drive, or other  appropriate approved media for delivery to the City.     Each scanned image shall have a unique file name specified by the City.     Vendor shall use 300 dpi or higher for those documents where it is required to  meet the quality requirements.     Images will be output in the correct page orientation. Images will be rotated to  display in landscape or portrait orientation as appropriate for the text and other  content to be easily readable by users from a document management system.     Scanned images will be output with the same foreground and background tones  as existed in the original document. For example, an original page with white  RFP 7812 Scanning Services  Scope of Work    background and black text will be displayed in the scanned image with white  background and black text.     Vendor shall perform a consistency check on 20% of the images. This shall  include image clarity, orientation, and accuracy.     Vendor shall calibrate and maintain systems. Maintain consistency of output as  described in ANSI/AIIM MS44‐1988 (R1993) Recommended Practice for Quality  Control Image Scanners;   o ensure that scanning system is free from dust and other particles;  o maintain calibration through each shift;  o use appropriate technical targets ad procedures as defined by  manufacturer.     Report and discuss any problem images that cannot be captured to meet  benchmark specifications.     Post process digital images (cropping, de‐skewing, de‐speckling, image rotation)     A document may consist of one or many pages. If the document has more than  one page this document must be scanned as a single file multi‐page document.     Contractor is to provide a test run prior to commencing project. Test sample  sizes to be determined on a per project basis.  Project will not continue until City  provides written approval on quality and job performance of test.     The Contractor will meet with selected representatives on a regular basis or as  determined necessary by the City staff/project manager to review progress and  provide necessary guidance to in solving problems which may arise.       The Contractor will, on a regular basis, submit brief written summaries of the  work accomplished during the reporting period, work to be accomplished during  the subsequent reporting period, real or anticipated problems and notification  of any significant deviation from previously agreed upon work plans.    5. Records Destruction  Once the City receives from the Contractor its scanned images and indexed files and has  checked both for clarity and accuracy, the City will provide written approval to the  Contractor to shred the original documents. Documents are required to be cross‐cut  shredded. The City prefers the Contractor to do the shredding themselves on the  Contractor’s site, but the City will permit to Contractor to hire an outside vendor that  will perform shredding on the Contractor’s site (the City will not permit its documents to  RFP 7812 Scanning Services  Scope of Work    be taken off the Contractors site for shredding). If the Contractor hires an outside  shredding vendor to do the shredding on the Contractors site, the outside shredding  vendor must be bonded. In either instance the Contractor will be required to have at  least one of their own employees present during the shredding of all City documents.  Once the City documents have been destroyed, the Contractor will be required to  provide the City with certificate of destruction that the Contractor signs along with a  witness signature, verifying what documents have been destroyed, the date of  destruction, the approval to destroy document, and that the security of the documents  was safeguarded through the entire destruction process. The City reserves the right to  have its own designated employee(s) present during the Contractor’s destruction  process. The City also reserves the right to use a different alternative for destruction of  its documents if it is determined to be in the best interest of the City    6. Invoices  Invoices will be required for verification of document quantities.      Vendor invoices shall denote the number of scanned pages being billed for the  current invoice as well as the total number of pages billed to date.     Contractor’s invoice shall clearly state actual hours worked at rates quoted,  thereof, a complete description of work performed, location, and date.       Contractor shall not subcontract any portion of the services required under this  contract without the prior written approval by the City. All work must be  performed by the Contractor’s work forces.     Project Estimates  o The contract price includes all items of cost including overhead and  profit for preparing estimates for projects.     Equipment Rental  o Equipment that must be rented to complete the job (i.e., moving truck).   Paid for by the cost of materials multiplied by the contract mark‐up    7. Employees     All employees of the Contractor shall be in a company uniform that clearly  identifies the name of the company and the name of the employee. The  uniforms shall be clean and neat in appearance. All employees working at City  facilities will be required to obtain and display a visitor’s pass from the Facilities  Department.    RFP 7812 Scanning Services  Scope of Work     Contractor shall complete background checks and maintain an active policy on  drugs and alcohol in the work place that support a drug free environment and  be prepared to submit such policy upon City request.       Contractor shall complete background checks and shall perform criminal  background checks on all employees it assigns to work on City property  (“Assigned Employees”) prior to the Assigned Employee being eligible to  perform duties for the City.      Contractors shall follow all the most current EEOC guideline regarding the  process for performing criminal background checks.     Contractor shall exclude any possible Assigned Employee from working for the  City who does not pass the background checks.     If an Assigned Employee appears to the City to be incompetent or act in a  disorderly or improper manner, such person shall be removed immediately on  the request of the City and shall not be re‐employed on the same project except  on written consent of the City.     All work shall be performed according to the standards of City building codes  and to the complete satisfaction of the City.     E. SUSTAINABILITY  o When possible, reduce waste and recycle to the greatest practical extent.    o Upon completion of document retrieval, the Contractor shall leave the work and premises in  a clean, neat and workmanlike condition satisfactory to the Department.     F. PROPOSAL SUBMITTAL REQUIREMENTS  Proposals shall include all of the information solicited in this RFP. Responses to this RFP MUST  include all proposal requirements. Respondent should not withhold any information from the  written response.    The following format and sequence will be followed in order to provide consistency in the  responses:    1. Overview of the Firm:    Include general information about the firm, including description of all services offered,  the total years in business, number of employees, office location(s) and number of staff  at each location.     RFP 7812 Scanning Services  Scope of Work    2. Proposed Project Work Plan:   Provide a high‐level outline detailing your approach and concept to project delivery.  Include available resources (including equipment, vehicles, security measures, etc) that  will assist in achieving specification requirements.    3. Key Personnel:   Provide current resumes of key personnel that would be assigned to City projects.  Include copies of current licenses or certifications.     4. Past Similar Projects and References:    Provide a list of a minimum of three (3) similar relevant projects, detailing information  on the project scope, client location, common issues/resolutions, and services provide.    Provide client references, including names, titles, phone numbers and email addresses  for these projects.     5. Technical Proposal/Questionnaire Form:    Submit the completed Technical Proposal/Questionnaire Form.