Loading...
7864 Move Management Scope of WorkMoving Services  SCOPE OF WORK    1    A. PURPOSE    This document provides interested respondents with sufficient information to enable  them to prepare and submit Proposals for consideration by the City of Denton (“City”) to  furnish, without limitation all labor, materials, equipment, vehicles, supervision, and any  other items necessary to accomplish Moving Services for various City departments at  locations to be determined in the future.     The City intends to utilize this Scope of Work, the successful respondent’s Proposal , and  any resultant Contract on an "as needed" basis, as the need arises from time to time.      However, the City may also, at its sole discretion, choose  to perform some or all of the  activities identified in this Scope of Work using its own internal resources; through a City‐ wide  staffing  solution;  or  by  using  any  other  combination  of  resources  as  the  City  unilaterally determines is in the best interests of the City.  Contractor acknowledges this  limitation by entering into a final Contract with the City.     The respondent’s Proposal shall accurately describe its understanding of the objectives  and scope of the requested services and provide an outline of its process to implement  the requirements of the Scope of Work.  Failure to include all required information in  any  respondent’s Proposal may result in the disqualification of a respondent at the sole  discretion of the City.    B. MOVING SERVICES    1. The City’s Facilities Department will assign a Point of Contact (POC) for each move  that will be the Contractor’s project manager during any individual move.  The  Contractor is not to contact any City staff member except by, through or with the  POC included in the communication.    2. The Contractor shall be take custody of and be fully responsible for furnishings,  boxed items, electronics , artwork, equipment, and all other materials when they  are released by the City to the Contractor .    3. An inventory of City property shall be provided and signed by Contractor and the  City’s POC before initiating any move; and signed again by both after completing  each move.  The City will not be responsible for its property between these two  signature dates on this inventory.    4. The Contractor, if and when directed by the City to be in charge of packing City  property,  shall  use  the  industry’s  best  practices  when  choosing and packing  appropriate boxes; selecting and using protective padding; and in packaging the  Moving Services  SCOPE OF WORK    2    City’s property for moving; and shall be solely responsible to the City for any  damage, loss or theft of this property during any move.  Item numbers 1 through  8 and any subsections shall also apply whenever the Contractor is moving the  referenced City property.     5. The Contractor shall label each box on at least 2 sides with the contents; location  of origin; and destination location.    6. City items shall be transported in a matter that provides protection  from, without  limitation, damage due to weather, heat, cold, moisture, dust, impacts, and any  other consequences of movement.       7. All boxes, packing material, tape, paper and any other dirt, trash or other material  that is not City property, and has been brought into the destination location by  the Contractor are to be removed from the site and legally disposed of by the  Contractor  immediately  after  the items  are  unpacked.    Dumpster rental  and  disposal fees shall be the responsibility of the Contractor.    8. The Contractor shall make the following preparations for the move of personal  computers,  computer  terminals,  printers,  plotters,  scanners,  fax  machines,  copiers and any other peripheral devices; or propose an alternate method in  writing  in time to receive written City approval prior to each move:    a. The City will disconnect all cables, cords, wires, and other connecting  materials (the CPU Wiring)from each device and wall outlets and leave  them adjacent to the Central Processing Unit (CPU).     b. The Contractor shall pack all CPU Wiring; along with the keyboard, mouse,  USB devices and other peripheral computer accessories (CPU Accessories)  in the same box with the same CPU..     c. Each monitor shall be packed in a separate box.    d. At the new location, Contractor is to unpack the monitor, CPU, CPU Wiring,  and CPU Accessories and place them on an appropriately stable work  surface in the designated office, conference room, or other designated  destination location. The CPU Accessories should be placed on top of or  immediately adjacent to the CPU.     e. The Contractor IS NOT RESPONSIBLE for reconnecting the CPU Wiring, CPU  Accessories, monitor, or otherwise making the CPU functional at the new  location.  Moving Services  SCOPE OF WORK    3          9. When the City notifies the Contractor that the City will pack City property, or no  packing is required (an “Incidental Move”) the Contractor shall perform them as  requested.  Incidental Moves will typically include the move of items within a  building or transfer of items to another building.      C. PROJECT CONTROLS    1. Billable Hours    a. Billable Hours will be paid at the Hourly Rates show in the Proposal’s pricing  sheet, which shall include bare labor cost, all statutory and Contractor’s other  labor  burdens;  cargo  van(s),  truck(s)  and  any  other  vehicles;  Contractor’s  home office overhead; and Contractor’s profit.  No additional costs of labor,  vehicles, shipping, or motorized transportation will be paid by the City outside  these rates.    b. Billable Hours will be computed from the arrival at the origin location until the  departure from the  destination location.  No travel time, at the beginning or  end of each workday, required for the Contractor’s resources to arrive at or  depart from the City’s premises will be paid by the City.    c. Regular Hours: Monday through Friday, 7:00 a.m. – 5:00 p.m.    d. Overtime Hours: Monday through Friday, outside of the Regular Hours.    e. Weekend Hours: Saturday and Sunday, any hour, day or night.      f. Holidays: any hour day or night per this listing:  1. New Year’s Day (observed)  2. MLK Day  3. Memorial Day  4. Juneteenth  5. 4th of July  6. Labor Day  7. Veteran’s Day  8. Thanksgiving Day  9. Day After Thanksgiving  Moving Services  SCOPE OF WORK    4    10. Christmas Eve (observed)  11. Christmas Day (observed)    If a Legal Holiday falls on Saturday, it will be observed on the preceding Friday. If a Legal  Holiday falls on Sunday, it will be observed on the following Monday.     2. Project Estimates  a. The Contractor shall provide written “not to exceed” estimates (NTE) on all  projects, and receive written approval of each NTE prior to starting work on  any move, except for emergencies.  Each NTE shall include, at a minimum:    1. The estimated number of hours and contracted hourly rate for each  type of employee required;    2. The estimated number of hours and contracted hourly rate for each  type vehicle and/or piece of equipment required;,     3. The estimated amount of material and contracted unit cost; and     4. The project completion in the number of hours or days.    b. The Contractor shall respond to requests for NTEs for non‐emergency work  within one (1) business day; and provide NTEs within five (5) business days of  the first contact by the City.  It shall be the Contractor’s responsibility to ensure  they have all information to prepare accurate NTEs, including requesting  access to the subject properties in a timely manner to give the City to a  reasonable time respond to such requests    c. Non‐emergency work shall only be performed by the Contractor after receipt  of the City’s written authorization by the issuance of a Work Order from the  Facilities Department.  Actual costs billed to the City shall not exceed the  Contractor’s NTE.     d. The cost of preparing NTEs is to be included in the home office overhead  included in the contract rates.  The City will not pay the Contractor for its time  preparing NTEs.          Moving Services  SCOPE OF WORK    5    3. Move Management Process  a. The Contractor shall be required, upon request from the City, to provide a  Move Management Plan and move coordination services. These services shall  include, at a minimum:    1. A detailed schedule with a level of detail acceptable to the City.  All  schedule activities and phases should show a critical path that supports  specific move completion date.    2. A sequencing narrative describing all activities shown in the schedule, and  necessary for the relocation of furnishings,  equipment,  and  other  materials from one location to another.     3. After the City’s POC has approved the detailed schedule and schedule  narrative created above, the Contractor will provide a list of key  milestones, showing the start and finish dates of each phase of the move,  and the City departments affected by that move.   This key milestone list  will be no more than two pages, with a goal of making it one page for ease  of distribution to the City staff.    b. The  Contractor  shall  determine  the  amount  of  effort  required,  plan  the  sequencing of the move, arrange for meetings, schedule delivery of packing boxes,  ensure those being moved understand their tasks and schedule deadlines, be on‐ site as a troubleshooter on the day(s) of the move, etc.    c. The City’s  (POC) will meet with the Contractor and conduct, coordinate, and  document a pre‐move walk‐through to verify pre‐existing conditions in and  damages to the building.    d. The Contractor shall protect all surfaces (walls, floors, elevators, etc.) from  damage by providing adequate building protection as approved by the City at  no additional cost.     e. The Contractor shall notify the City in writing of any subsequently discovered,  pre‐existing damage to furnishings, equipment, surfaces, etc., prior to the  move  and  receive  verification  from  the  Facilities  Department’s point  of  contact.     Moving Services  SCOPE OF WORK    6    f. Once the move is completed the Contractor and City’s project manager shall  inspect the relevant facilities for any damage caused by the move. Any damage  caused by the Contractor shall be repaired or replaced, at the City’s option and  at the Contractor’s expense and within a reasonable period of time.    g. It shall be the responsibility of the Contractor performing services for this  contract to safeguard their materials, tools, and equipment.     h. The Contractor shall obtain the permission from the POC in writing and in  advance of the storage of any of the Contractor’s materials and equipment on  City property. Such storage shall not to interfere with the City’s use of or the  move schedule for that building.     i. Notwithstanding the foregoing, under no circumstances shall the assume any  responsibility for vandalism and/or theft of the Contractor’s materials, tools,  and/or  equipment,  regardless  of  whether  or  not  the  City  has  given  the  Contractor approval to store such property in any of the City’s facilities or  grounds.    j. All work areas shall be kept in orderly condition, free of unnecessary material  and  equipment.  All  debris  will  be  picked  up  and  hauled  away  by the  Contractor. No additional charge for hauling away debris shall be permitted  under the contract.    4. Invoices    a. The City will pay the Contractor for the actual, verified level of effort expended  and equipment and materials used against the NTE in the Work Order.  Billings  above the most current NTE for each move will not be paid.    b. Invoices will be required to be provided in a format and with a level of detail  wholly acceptable to the City for verification of moving services.  Failure to  satisfy the City’s level of detail request(s) will be grounds, in and of itself, for  rejection of an invoice.     Moving Services  SCOPE OF WORK    7    c. The Contractor’s invoice shall clearly state actual hours worked at labor rates  quoted, the actual cost of materials, thereof, a complete description of work  performed, location, and date.      1. Accompanying their invoices, the Contractor must also include copies of  invoices  provided  by  any  sub‐Contractor  utilized  for  the  work  and  any  invoices for material used thereby verifying actual material costs and copies  of all daily work orders listing each skill level of labor and their hours  worked.    d. Equipment Rental  1. Any rental of equipment required to perform the job (i.e., pumps, air  compressors, etc.) will be paid for at a rate of the actual cost of the rental  multiplied  by  the  contract  mark‐up.  Equipment  rental  invoices  shall  accompany the Contractor’s invoice to be considered for payment.    5. Employees    a. All employees of the Contractor shall be in a company uniform that identifies  the name of the company and the name of the employee. The uniforms shall  be clean and neat in appearance. All employees working at City facilities will  be  required  to  obtain  and  display  a  visitor’s  pass  from  the  Facilities  Department.    b. The Contractor shall complete background checks and maintain an active  policy on drugs and alcohol in the workplace that supports a drug‐free  environment  and  be  prepared  to  submit  such  policy  upon  City  request.      c. The Contractor shall complete background checks and shall perform criminal  background  checks  on  all  employees  assigned  to  work  on  City  property  (“Assigned  Employees”)  before  the  Assigned  Employee  being  eligible  to  perform  duties  for  the  City.     1. Contractors shall follow all the most current EEOC guidelines regarding the  process  for  performing  criminal  background  checks.    2. The  Contractor  shall  exclude  any  possible  Assigned  Employee  from  working  for  the  City  who  does  not  pass  the  background  checks.    Moving Services  SCOPE OF WORK    8    d. If an Assigned Employee appears to the City to be incompetent or act in a  disorderly or improper manner, in the sole opinion of the City, such person  shall be removed immediately on the request of the City and shall not be re‐ employed on the same project except with prior  written consent of the City.    e. All work shall be performed according to the standards of City building codes  and  the  complete  satisfaction  of  the  City.     f. Contractor shall provide on‐site supervision during all larger, one‐time moves.  Upon request, the Contractor shall provide evidence that the supervisor is  adequately trained and paid at a higher rate than general laborers.  An on‐site  supervisor is not required for surplus moves, incidental moves, and recycling  collection/transportation. For these moves, a supervisor must be immediately  available by phone, responding within ten (10) minutes of contact. If there are  Contract performance problems, a supervisor must be available to meet on  site as often as needed to resolve the problem.    D. MINIMUM QUALIFICATIONS  1. Commercial Experience: The Contractor has been in business for at least 5 years    2. Registered to do business in the State of Texas (copy of Certification required)   3. 5‐years’ experience doing business with a governmental agency the size of the City or  larger    E. PERMITS  The Contractor shall, without additional expense to the City, be responsible for obtaining  any necessary licenses and permits, and for complying with any applicate Federal, State,  Local, or Municipal laws, codes or regulations, in connection with the prosecution of the  work.       F. CLEANING UP  1. The Contractor shall always keep the work area, including storage areas used by him,  free from accumulations of waste material or rubbish and before completion of the  work remove any rubbish from the premises and all tools, scaffolding, equipment, and  materials not the property of the Authority.      2. The Contractor shall leave the work and premises in a clean, neat, and workmanlike  condition satisfactory to the Facilities Department.    G. SUSTAINABILITY  Moving Services  SCOPE OF WORK    9      1. Preference will be given to products made of recycled materials if the products meet  applicable specifications as to quantity and quality and the average price of the product  is not more than 10% greater than the price of comparable nonrecycled products per  Texas Government Code Title, 30 Chapter 328, Subchapter K, Rule §328.203.   2. The Contractor shall provide a list of any and all sustainable products to be used.    H. ACCIDENT PREVENTION    1. To provide safety controls for protection to the life and health of employees and other  persons, for prevention of damage to property, materials, supplies, and equipment, and  avoidance of work interruptions in the performance of this Contract, the Contractor shall  safely perform all work and comply with all governing regulations concerning safety. This  shall include, but not be limited to, OSHA requirements, and all local, state, and federal  safety regulations.    2. The Contractor shall maintain an accurate record of and shall report to the Facilities  Department in the manner and on the forms prescribed by the Facilities Department  exposure data and all accidents resulting in death, traumatic injury, occupational disease,  and  damage  to  property,  materials,  supplies,  and  equipment  incidental  to  work  performed under this Contract.    3. The Facilities Department will notify the Contractor of any non‐compliance with the  foregoing provisions and the action to be taken. The Contractor shall, after receipt of such  notice, immediately take corrective action. Such notice, when delivered to the Contractor  or his representative at the site of the work, shall be deemed sufficient for the purpose.  If the Contractor fails or refuses to comply promptly, the Facilities Department may issue  an order stopping all or part of the work until satisfactory corrective action has been  taken. No part of the time lost due to any such stop orders shall be made the subject of  the claim for extension of time or excess costs or damages by the Contractor.     4. Before commencement of the work the Contractor shall:  a. Submit in writing his proposals for effectuating this provision for accident prevention.  b. Meet in conference with representatives of the Facilities Department to discuss and  develop mutual understanding relative to the administration of the overall safety  program.    5. The Contractor shall be similarly responsible for all damages to persons or property that  occur because of Contractor fault or negligence.    Moving Services  SCOPE OF WORK    10    6. The Contractor shall take proper safety and health precautions to protect the work, the  workers, the public, and the property of others. The Contractor shall also be responsible  for all materials delivered and work performed until completion and acceptance of the  entire work, except for any completed unit of construction thereof which theretofore may  have been accepted.