Loading...
Weatherization SOWWeatherization Services  SCOPE OF WORK  1    A. PURPOSE:   This document intends to provide interested vendors with sufficient information to enable them  to prepare and submit proposals for consideration by the City of Denton (“City”) to furnish all  labor, materials, tools, equipment, and supervision for Weatherization Services for various City  buildings on an as‐needed basis to assist the City with new installations, renovations, remodels  and maintenance of existing facilities. The respondent’s submission shall accurately describe  your understanding of the objectives and scope of the requested products and services and  provide an outline of your process to implement the requirements of the Scope of Work.  Failure  to include all the required information in your submission may result in the disqualification of a  respondent.    All  work  shall  be  provided  professionally  per  all  applicable  laws,  regulations  and  policies,  including, but not limited to, all Federal, State, and Local safety rules and regulations. The City  intends to utilize this Statement of Work, RFP, and any resultant Contract on an "as needed"  basis, however, such need will be subject to the City choosing to perform any work that might be  covered by this Statement of Work either internally or through a City‐wide staffing solution.   Contractor acknowledges this limitation by entering into a final Contract with the City.    However, the City may also, at its sole discretion, choose  to perform some or all of the activities  identified in this Scope of Work using its own internal resources; through a City‐wide staffing  solution; or by using any other combination of resources as the City unilaterally determines is in  the best interests of the City.  Contractor acknowledges this limitation by entering into a final  Contract with the City.  The scope of services is to include but not limited to the following:     Weatherization Services:   1.) Installation of new weatherproofing materials  2.) Maintenance and repair of existing weatherproofing services  3.) Sealing roofs, walls, windows, building contact with the ground, slabs, and above grade  and below grade, penetrations through all exterior building surfaces including building  envelope sealing (example: sealing top plate of walls where plumbers drilled through for  piping, etc.)     General Description of Services and Specifications:  For reference purposes only, the anticipated (but not guaranteed) services and are not limited to  the following  ATTIC   Weatherization Services  SCOPE OF WORK  2   Removing old, damaged insulation and replacing   Repairing rodent damage. Removing waste or carcasses from insulation   Repairing water damage   Sealing attic leaks, in roof or into conditioned space   Sealing skylights   Ventilating attic   Install radiant barrier   Foaming attic for insulation      FOUNDATION   Seal concrete to wall joint   Seal concrete connections to the buildings matching materials to the existing building.   Maintain weep holes   Provide guidance on grading and drainage of soil surrounding building   Provide guidance on moisture needs for slab  WALL INSULATION   Provide guidance on sealing of walls   Repair drains exits, gutters, downspouts   Seal and maintain windows   Seal any wall penetration   Seal expansion joints   Seal flashings  FLOOR INSULATION   Above grade floors – seal and insulate   Maintain space below floor to ground (sump pumps, ventilation)  WINDOW SERVICES   Seal windows and skylights   Seal and paint trim   Replace windows and skylights as needed and finish out window casing/framing  DOOR INSULATION   Seal/paint doors, weather stripping  Weatherization Services  SCOPE OF WORK  3   Replace doors   Repair/replace/seal glass in doors   Seal overhead doors   Maintain, repair, replace thresholds  ROOFING INSULATION   Seal roof at point of leak as specified on the work order. Leakage points include flashed  chimney, roof penetration boots, valley leaks, etc. Seal with roof tar or replacement shingles.   Seal roof at point of leak as specified on the work order. Leakage points include flashed  chimney, roof penetration boots, valley leaks, etc. Seal with roof tar or replacement shingles.    GENERAL SERVICES  Sealing Concrete  Seal concrete connections to the buildings matching materials to  the existing building.  Sealing  Building  Contact  with Ground  Seal building contact with ground, slabs, above grade and below  grade, penetrations through all exterior building surfaces.    B. PROJECT CONTROL:    1. Work Hours –    1. Regular Hours: Monday through Friday, 7:00 a.m. – 5:00 p.m.  a. Normally scheduled day hours. Paid for by the hour. The hourly rate shall include  all items of cost, overhead, and profit. Work time on the job only.   2. Weekend Hours: Saturday and Sunday, any hour, day or night.  a. Extra time beyond normal day work hours, needed to finish tasks in progress.  Paid for by the hour. The hourly rate shall include all items of cost, overhead,  and profit. Work time on the job only.  3. Holidays: any hour day or night per this listing:  a. New Year’s Day (observed)  b. MLK Day  c. Memorial Day  d. Juneteenth  e. 4th of July  f. Labor Day  g. Veteran’s Day  h. Thanksgiving Day  Weatherization Services  SCOPE OF WORK  4  i. Day After Thanksgiving  j. Christmas Eve (observed)  k. Christmas Day (observed)  If a Legal Holiday falls on Saturday, it will be observed on the preceding Friday. If a Legal  Holiday falls on Sunday, it will be observed on the following Monday. Holiday hours are  extra time beyond normal day work hours, needed to finish tasks in progress. Paid for  by the hour. The hourly rate shall include all items of cost, overhead, and profit. Work  time  on  the  job  only.    4. Overtime Hours: Monday through Friday, after regular hours and weekends  a. Extra time beyond normal day work hours, needed to finish tasks in progress.  Paid for by the hour. The hourly rate shall include all items of cost, overhead,  and profit. Work time on the job only.    2. Project Estimates:  a. The Contractor shall provide written “not to exceed” estimates on all projects except  for emergencies. This estimate shall include the estimated number of hours, contract  hourly rate, number and type of employees required, estimated material cost, and  project completion in the number of days.   b. The  Contractor  shall  respond  to  requests  for  estimates  for  non‐emergency  work  within two (2) days and provide written estimates within five (5) days of the first  contact by the City. It shall be the Contractor’s responsibility to ensure they have all  information to prepare accurate estimates.  c. Field Investigations  i. Review the existing materials, drawing reports, etc. prepared by the Facilities  Department on the proposed project.    ii. Review the proposed scope.    iii. Review the existing infrastructure in the facility.    iv. Locate and quote product and labor costs.  d. Review material and Labor Options with Facilities Department  v. This phase will consist of a review of quotes and materials options.    vi. This phase may also include detailed specifications and an implementation  schedule.  vii. Within 10 working days of the award of a project, the Contractor will submit  to the City’s project manager for approval, a work plan which includes the  following:  i. The Contractor’s name and titles of personnel assigned to the project.    ii. The project breakdown showing subprojects, costs and activities, and  tasks.    Weatherization Services  SCOPE OF WORK  5  iii. The time‐phased plan for completing the project.   e. Non‐emergency work shall only be performed with the City’s written authorization by  the issuance of a Work Order from the Facilities Department. Actual work shall not  exceed the Contractor’s estimate without prior written authorization by the City.   f. Emergency repairs shall only be performed with the City’s written authorization by  the issuance of a Work Order from the Facilities Department. Contractor’s estimate  should include start time upon arrival at facility and emergency rates.      3. Work in Progress  a. The Contractor will meet with selected representatives regularly or as determined  necessary by the Facilities Department staff/project manager to review progress  and  provide  necessary  guidance  in solving problems that may arise.  The  Contractor cannot perform on‐site work without advanced notice/approval.   b. Facilities Department project managers will meet as often as required with the  Contractor’s project manager for reviewing progress and providing  necessary  guidance.  c. The  Contractor  will  report  weatherization  issues  found  and  provide  recommendations for resolution.  d. The  Contractor  will,  regularly,  submit  brief  written  summaries of the work  accomplished during the reporting period, work to be accomplished during the  subsequent reporting period, real or anticipated problems, and notification of any  significant deviation from previously agreed‐upon work plans.    e. It shall be the responsibility of the Contractor performing services for this contract  to safeguard their materials, tools, and equipment. The City shall not assume any  responsibility for vandalism and/or theft of materials, tools, and/or equipment.  f. The  Contractor  shall  obtain  the  permission  of  a  Facilities  Department  representative regarding any needed storage of materials and equipment. Such  storage shall be done in such a manner as not to interfere with the schedule for  that building. The City shall not accept responsibility for losses of material or  equipment regardless of approval to store in any of the City’s facilities or grounds.  g. All work areas shall be kept in orderly condition, free of unnecessary material and  equipment. All debris will be picked up and hauled away by the Contractor. No  additional charge for hauling away debris shall be permitted under the contract.    4. Invoices:  a. Invoices will be required for verification of weatherization materials.   Weatherization Services  SCOPE OF WORK  6  b. The Contractor’s invoice shall clearly state actual hours worked at labor rates  quoted, the actual cost of materials, thereof, a complete description of work  performed, location, and date.    a. Accompanying their invoices, Contractors must also include copies of their  manufacturer’s/Contractor’s invoices for material used thereby verifying  actual material costs and copies of all daily work orders listing each skill  level of labor and their hours worked, and work order number provided by  Facilities department.  c. The Contractor shall not subcontract any portion of the weatherization work  required under this contract without the prior written approval by the City. All  work must be performed by the Contractor’s workforces.  d. Materials incorporated in the Work  a. Paid for by the cost of materials multiplied by the contract mark‐up  b. The  City  of  Denton  Facilities  Department  selects  brands/type  of  equipment/supplies.    e. Project Estimates  a. The contract price includes all items of cost including overhead and profit  for preparing estimates for projects.  f. Equipment Rental  a. Equipment that must be rented to complete the job (i.e., scissor lift).  Paid  for by the cost of materials multiplied by the contract mark‐up  g. Container, Roll‐Off, Open‐Top, 30 Cubic Yards  a. Paid for each.  The rental of the container covers the time for filling with  demolition debris and the travel time to the landfill.  The contract price  includes all items of cost including overhead and profit.  b. Disposal of demolition debris is paid for by the contract price for landfill  dumping charges.  h. Landfill dumping charges  a. Paid as actual cost charged by landfill.   b. The Contractor shall provide copies of landfill scale tickets, both light and  heavy, confirming the weight dumped.  These copies shall accompany their  invoice.    5. Employees:  a. All employees of the Contractor shall be in a company uniform that identifies the  name of the company and the name of the employee. The uniforms shall be clean and  neat in appearance. All employees working at City facilities will be required to obtain  and display a visitor’s pass from the Facilities Department.  Weatherization Services  SCOPE OF WORK  7  b. The Contractor shall complete background checks and maintain an active policy on  drugs and alcohol in the workplace that supports a drug‐free environment and be  prepared to submit such policy upon City request.    c. The  Contractor  shall  complete  background  checks  and  shall  perform  criminal  background checks on all employees it assigns to work on City property (“Assigned  Employees”) before the Assigned Employee being eligible to perform duties for the  City.   1. Contractors shall follow all the most current EEOC guidelines regarding the  process for performing criminal background checks.  2. The Contractor shall exclude any possible Assigned Employee from working for  the City who does not pass the background checks.  d. If an Assigned Employee appears to the City to be incompetent or act in a disorderly  or improper manner, such person shall be removed immediately on the request of the  City and shall not be re‐employed on the same project except on written consent of  the City.  e. All work shall be performed according to the standards of City building codes and the  complete satisfaction of the City.     C. MINIMUM QUALIFICATIONS:   • Commercial Experience: The Contractor has been in business for at least 5 years   • Licensed to do business in the State of Texas and provide a copy of Certification   • 5 years’ experience doing business with a governmental agency the size of the City or  larger    D. PERMITS:             The Contractor shall, without additional expense to the City, be responsible for obtaining any  necessary licenses and permits, and for complying with any applicate Federal, State, Local, or  Municipal laws, codes or regulations, in connection with the prosecution of the work.     E. CLEANING UP:    1. The Contractor shall always keep the construction area, including storage areas used by  him, free from accumulations of waste material or rubbish and before completion of the  work remove any rubbish from the premises and all tools, scaffolding, equipment, and  materials not the property of the Authority.      Weatherization Services  SCOPE OF WORK  8  2. Upon completion of construction, the Contractor shall leave the work and premises in a  clean, neat, and workmanlike condition satisfactory to the Facilities Department.    3. When possible, reduce waste and recycle to the greatest practical extent.          F. SUSTAINABILITY:    1. Preference will be given to products made of recycled materials if the products meet  applicable specifications as to quantity and quality and the average price of the product  is not more than 10% greater than the price of comparable non‐recycled products per  Texas Government Code Title, 30 Chapter 328, Subchapter K, Rule §328.203.     2. When possible, the Contractor is to recycle weatherization being removed from existing  city buildings whenever possible.      G. ACCIDENT PREVENTION:    1. In order to provide safety controls for protection to the life and health of employees and  other persons, for prevention of damage to property, materials, supplies, and equipment,  and for the avoidance of work interruptions in the performance of this Contract, the  Contractor  all  work  shall  be  done  in  a  safe  manner  and  comply  with  all  governing  regulations concerning safety. This shall include, but is not limited to OSHA, etc. All work  being performed for and/or on City property shall fully conform to all local, state, and  federal safety regulations.    2. The Contractor shall maintain an accurate record of and shall report to the Facilities  Department in the manner and on the forms prescribed by the Facilities Department  exposure data and all accidents resulting in death, traumatic injury, occupational disease,  and  damage  to  property,  materials,  supplies,  and  equipment  incidental  to  work  performed under this Contract.    3. The Facilities Department will notify the Contractor of any non‐compliance with the  foregoing provisions and the action to be taken. The Contractor shall, after receipt of such  notice, immediately take corrective action. Such notice, when delivered to the Contractor  or his representative at the site of the work, shall be deemed sufficient for the purpose.  If the Contractor fails or refuses to comply promptly, the Facilities Department may issue  Weatherization Services  SCOPE OF WORK  9  an order stopping all or part of the work until satisfactory corrective action has been  taken. No part of the time lost due to any such stop orders shall be made the subject of a  claim for extension of time or excess costs or damages by the Contractor.     4. Before commencement of the work the Contractor shall:    a. Submit in writing his proposals for effectuating this provision for accident prevention.    b. Meet in conference with representatives of the Facilities Department to discuss and  develop mutual understanding relative to the administration of the overall safety  program.    5. The Contractor shall be similarly responsible for all damages to persons or property that  occur because of Contractor fault or negligence.    6. The Contractor shall take proper safety and health precautions to protect the work, the  workers, the public, and the property of others. The Contractor shall also be responsible  for all materials delivered and work performed until completion and acceptance of the  entire work, except for any completed unit of construction thereof which theretofore may  have been accepted.      H. WARRANTY OF WORK:    1. Except as otherwise expressly provided in this Contract, the Contractor shall remedy at  his own expense any failure of the work for a period of one year, including equipment, to  conform to Contract Specifications and any defect of material, workmanship, or design in  the work, but excluding any defect of any design furnished by the Authority under the  Contract, provided that the Facilities Department gives the Contractor notice of any such  failure or defect promptly after discovery but no later than one year after final acceptance  of the work, except that in the case of defects or failures in a part of the work of which  the Authority take possession before final acceptance, such notice shall be given not later  than one year from the date the Authority take such possession. The Contractor, at his  own expense, shall also remedy damage to equipment, the site, or the buildings or the  contents thereof which is the result of any failure or defect, and restore any  work  damaged in fulfilling the terms of this Article. Should the Contractor fail to remedy any  such  failure  or  defect  within  a  reasonable  time  after  receipt  of  notice  thereof,  the  Authority shall have the right to replace, repair, or otherwise remedy such failure or  defect at the Contractor's expense. This warranty shall not delay the final acceptance of  or final payment for the Contract Work.    Weatherization Services  SCOPE OF WORK  10  2. All sub‐contractors', manufacturers' and suppliers' warranties and guarantees, expressed  or implied, respecting any part of the work and any materials used therein shall be  deemed obtained and shall be enforced by the Contractor as the agent and for the benefit  of  the  Authority  without  the  necessity  of  separate  transfer  or assignment  thereof;  provided that, if directed by the Facilities Department, the Contractor shall require such  sub‐contractors,  manufacturers,  and  suppliers  to  execute  such  warranties  and  guarantees in writing to the Facilities Department.    3. Any work repaired or replaced according to this Article shall also be subject to  the  provisions of this Article to the same extent as work originally performed. The rights and  remedies of the Authority provided in this Article are in addition to and do not limit any  rights afforded to the Authority by any other article of this Contract.      I. TOXIC SUBSTANCES:    1. The Contractor should ascertain whether an asbestos survey has been documented for  the area and materials at a job, and document compliance with applicable federal and  other asbestos laws (Toxic Substances Control Act).  Before removing any weatherization  products where the Contractor suspects or detects there is asbestos, the Contractor is to  consult with the City Facilities Department.    2. Where any toxic substances are used, it is the Contractor’s responsibility to post a notice,  not only to his employees but also post a notice in a conspicuous place at the job site,  informing building occupants of the substance being used and a material safety data sheet  for their examination.    3. The  presence  of  the  following  toxins  and  red  line  materials  must  be  disclosed.  The  following substances are not preferred and when products are available without these  substances, the Contractor is expected to offer them as the first choice.  Persistent bio‐ accumulative  toxins  as  defined  by  the  Stockholm  Convention  on  Persistent  Organic  Pollutants (POP’s) and materials listed on the Cascadia Region Green Building Council  Materials Red List:    i. Formaldehyde  ii. Halogenated flame retardants  iii. PVC  iv. Mercury  v. CFCs  vi. HCFCs  vii. Neoprene  viii. Cadmium  Weatherization Services  SCOPE OF WORK  11  ix. Chlorinated polyethylene, chlorosulfonated polyethylene (wood products)  x. Wood treatments containing creosote, arsenic, or pentacholorphenol  xi. Polyurethane  xii. Lead  xiii. Phthalates      J. INSTALLATION REQUIREMENTS:    1. All installation work shall be performed in a professional workmanlike manner.  Install all  products according to the manufacturer’s instructions using the manufacturer‐required  adhesives.  When the city chooses to use its resources for installation, the Contractor shall  advise on proper installation procedures and effect on warranties.    2. The type and grade of weatherization materials will be selected to match the existing  buildings.    K. EXISTING WEATHERIZATION MATERIALS REMOVAL:    1.     The Contractor shall remove existing Weatherization and other materials used in the job  (buckets, tack strips, plastic film, paper, cardboard, metal, etc.).    2.     The Contractor shall remove existing weatherization from existing facilities, provide dust  control and protection during the demolition process.     3.     Surfaces shall be left free from dust, dirt, and old adhesives and be left in a condition  appropriate to accept new weatherization.