Loading...
8146 - Scope of Work  1    VEHICLE REPAIR SERVICES –FORD AND DODGE  SCOPE OF WORK  A. PURPOSE    This scope of work intends to provide interested vendors with sufficient information to  enable them to prepare and submit proposals for consideration by the City of Denton  (“City”) to furnish all labor, parts and materials, and equipment for Ford Model and  Dodge Model City vehicles.  A list of current vehicle types used by the City is attached in  Exhibit A.    All work shall be provided professionally by manufacturer‐certified technicians per the  vehicle manufacturer’s recommended service levels.  In addition, the awarded  contractor shall comply with all applicable laws, regulations and policies including, but  not limited to all Federal, State, and Local safety rules and regulations.     B. SERVICES AND REPAIRS    The scope of services is to include but not limited to the following:  1. Ford vehicles – general repairs, general maintenance, diagnostics, wheel alignments,  and body shop repairs.  2. Dodge vehicles – general repairs, general maintenance, diagnostics, wheel  alignments, and body shop repairs.  3. The Fleet Service department will coordinate all transportation to the appropriate  service center.  4. Provide all Labor, parts, equipment, materials, tools, supervision, and transportation  required to perform the specified repairs according to the manufacturer's  recommended repair techniques and standards.  5. Perform all repair services on the Contractor’s premises.  6. Diagnose the vehicle/equipment for repair and provide a written estimate to the  requesting authorized City representative within two (2) working days after taking  possession of the vehicle/equipment, or at a time mutually agreed to between the  Contractor and authorized City representative. The written cost estimate shall  include:   The vehicle or equipment identification number (license plate, VIN, or unit  number)   Description of the cause of failure   Description of the correction or repair needed to fix the failure   The estimated labor hours and projected cost based on labor rate offered   Description of the parts needed to make the repair and associated cost   The total cost to complete the repair services    2    VEHICLE REPAIR SERVICES –FORD AND DODGE  SCOPE OF WORK   The expected amount of time needed for the Contractor to complete the  repair  7. Not proceed with repairs until after receiving written authorization (e.g. email) and a  PO from an authorized City representative based on the written estimate provided  by the Contractor. The Contractor shall not proceed with repairs based on verbal  authorizations and assumes all liability and responsibility for repairs performed  based on such verbal authorizations.  8. Notify the requestion authorized City representative of any hidden damage  discovered that increases the original estimate provided to the City. The Contractor  shall submit a new estimate that identifies any additional cost, material, and time  added based on the hidden damage to the requesting authorized City representative  for written approval and an updated delivery order before proceeding with the  repairs.  9. Understand that the City may inspect and/or test the vehicle/equipment within two  (2) working days of receipt of the repaired vehicle to ensure the repair was  completed in a satisfactory manner   If the City detects deficiencies in the repair, the City will reject the receipt of  the vehicle/equipment and the Contractor shall correct the deficiencies in  the repair at its own expense, which shall include picking up and returning  the vehicle/equipment if applicable.   The Contractor shall arrange for pickup of the vehicle/equipment within one  (1) working day of notification, complete the corrective repair, and return  the vehicle/equipment within two (2) working days of the notification by the  requestion authorized City representative, or at a time mutually agreed to  between the Contractor and authorized City representative.   The City reserves the right to conduct any tests or inspections deemed  necessary to confirm the repairs and parts conform to the vehicle/equipment  manufacturer's specifications. The inspections completed by the City will not  relieve the Contractor of its obligation to ensure all repairs, articles,  materials, and parts are consistent with the vehicle/equipment  manufacturer’s specifications and are fit for their intended use.  10.  Provide any parts removed in the repair of the vehicle/equipment for verification  purposes upon request by an authorized City representative    11. Seek approval from an authorized City representative in writing (e.g. email) to use  non‐OEM, rebuilt, or remanufactured parts, if the new OEM parts are not available.  The non‐OEM parts shall meet or exceed the manufacturer’s specification for the  original OEM parts.      3    VEHICLE REPAIR SERVICES –FORD AND DODGE  SCOPE OF WORK  12. Provide a minimum of a 12‐month warranty or the standard period as provided by  the manufacturer, whichever is for the greatest length of time, for the defects in  material and workmanship.     13. Guarantee that the parts provided shall not void any existing manufacturer's  warranty for the City vehicles/equipment.    C. PROJECT CONTROLS  1. Work Hours  Normally scheduled day hours are paid by the hour.  The hourly rate shall include all  items of cost, equipment usage, overhead, and profit.  Billable hours are for work  time on the job only.  2. Weekend Hours  Extra time beyond normal work hours is needed to finish tasks in progress. Paid for  by the hour. The hourly rate shall include all items of cost, equipment usage,  overhead, and profit. Billable hours are for work time on the job only.  3. Holiday Hours  Extra time beyond normal work hours is needed to finish tasks in progress. Paid for  by the hour. The hourly rate shall include all items of cost, equipment usage,  overhead, and profit. Billable hours are for work time on the job only.   New Year’s Day (observed)   Martin Luther King Day   Memorial Day   June 19th   July 4th   Labor Day   Veteran’s Day   Thanksgiving Day   Day After Thanksgiving   Christmas Eve (observed)   Christmas Day (observed)  If a holiday falls on Saturday, it will be observed on the preceding Friday.  If a holiday  falls on Sunday, it will be observed on the following Monday.  Holiday hours are  extra time beyond normal work day hours needed to finish tasks in progress.  Paid  by the hour. The hourly rate shall include all items of cost, equipment usage,  overhead, and profit. Billable hours are for work time on the job only.  4. Overtime Hours    4    VEHICLE REPAIR SERVICES –FORD AND DODGE  SCOPE OF WORK  Overtime hours are extra time beyond normal work day hours needed to finish tasks  in progress.  Paid by the hour. The hourly rate shall include all items of cost,  equipment usage, overhead, and profit. Billable hours are for work time on the job  only.    D. PROJECT ESTIMATES  1. The contractor shall provide written estimates on all service repair projects before  beginning work. The estimate shall include the estimated number of hours needed  for the repair, contracted hourly rate, number of employees required, an estimate of  parts and materials, and estimated project completion time in days.  2. The contractor shall respond to requests for estimates for non‐emergency work  within two (2) days.  It is the contractor’s responsibility to ensure they have all  information to prepare accurate estimates.  3. Non‐emergency service and repairs shall only be performed with the City’s Fleet  Service department’s written authorization by the issuance of a Purchase Order  (PO).  Actual work shall not exceed the Contractor’s estimate without prior written  authorization by the City.    E. WORK IN PROGRESS  1. The contractor will meet with selected representatives regularly or as determined  necessary by the Fleet Services department to review progress and provide  necessary guidance in solving problems that may arise.  2. The contractor will provide a brief written summary of the work accomplished, and  work to be accomplished including real or anticipated problems for resolution.      F. INVOICING  1. Invoices will be required for verification of services rendered.  2. The contractor’s invoice shall clearly state actual hours worked at the labor rate  quoted, the actual cost of parts and materials plus a percentage of markup/ discount  as stated in the contract agreement, and a complete description of the work  performed.  3. The contractor shall not subcontract any portion of the service and repairs without  prior written approval by the City.  4. The cost of parts and materials will be invoiced at the cost of materials and parts  multiplied by the contracted markup.  5. Equipment rental needed to complete a repair or service will be invoiced at the cost  of the rental multiplied by the contracted markup.      5    VEHICLE REPAIR SERVICES –FORD AND DODGE  SCOPE OF WORK  G. EMPLOYEES  1. The contractor shall complete background checks and maintain an active policy on  drugs and alcohol in the workplace that supports a drug‐free environment and be  prepared to submit such policy to the City upon request.  2. The contractor shall follow all the most current EEOC guidelines regarding the  process for performing criminal background checks.    H. MINIMUM QUALIFICATIONS  1. The contractor has been in business for at least 5 years.  2. The contractor is licensed to do business in the State of Texas.  Verification will be  performed with the Texas Secretary of State.  3. The contractor has a minimum of 5 years doing business with a government agency  the size of the city or larger.  4. All technicians working on city vehicles must have and maintain ASE Auto Mechanic  Certification  5. All technicians working on Ford model vehicles must have and maintain Ford  Certified Mechanic Training  6. All technicians working on Dodge model vehicles must have and maintain Dodge  Certified Mechanic Training  7. The contractor must have and maintain Garage Keeper Liability  8. Be a manufacturer‐authorized parts dealer/reseller for the specified  vehicles/equipment.  9. Maintain a storage area that is reasonably secure from vandalism or theft for all City  vehicles and equipment in the Contractor’s possession.  10. Have a minimum of six (6) service technicians, fully qualified to work on the  specified vehicles and equipment. At least three (3) of these technicians shall be  qualified to work on diesel engines. The Contractor shall submit proof of technician  experience, certifications, and training within five (5) working days of request by the  City.  11.  Comply with all federal, State, and local codes, rules, and regulations concerning  safety requirements.               I. ACCIDENT PREVENTION    6    VEHICLE REPAIR SERVICES –FORD AND DODGE  SCOPE OF WORK  1. To provide safety controls for the protection of the life and health of employees and  other persons, for prevention of damage to property, materials, supplies, and  equipment, and for the avoidance of work interruptions in the performance of this  Contract, the Contractor all work shall be done safely and comply with all governing  regulations concerning safety. This shall include, but is not limited to OSHA, etc.  2. The contract shall be responsible for all damages to persons or property that occur  because of the contractor’s fault or negligence.  3. The contractor shall take proper safety and health precautions to protect the work,  the workers, the public, and the property of others.    J. WARRANTY OF WORK  1. Except as otherwise expressly provided in the contract, the contractor shall remedy  at his/her own expense any failure of the work for one year, or the period of  manufacturer warranty, whichever period is longer, including any defect in  materials, parts, or workmanship.  Fleet Services is to promptly notify the contractor  of any such defects upon discovery.  2. All manufacturers’ warranties and guarantees, expressed or implied, respecting any  part of the work and any materials and/or parts used therein shall be deemed  obtained and shall be enforced by the contractor as the agent and for the benefit of  the Authority without the necessity of separate transfer or assignment.  The  contractor shall require manufacturers to execute such warranties and guarantees in  writing to the Fleet Services department.