Loading...
8186 - Scope of Work1    SPECIFICATIONS    PURPOSE    This scope of work intends to provide interested vendors with sufficient information to enable  them to prepare and submit proposals for consideration by the City of Denton (“City”) to  furnish all labor, parts and materials, and equipment for upfitting vehicles.    The awarded contractor shall comply with all applicable laws, regulations and policies including,  but not limited to all Federal, State, and Local safety rules and regulations.     SECTION A: Police Pursuit Vehicle(PPV)/Special Service Vehicle(SSV)/Silverado Upfitting    The scope of services is to include but not limited to the following (make and model of vehicles  subject to change):  1. Police Upfitting for current year model Chevrolet Tahoe’s PPV/SSV and with standard  factory configuration including but not limited to power windows, power locks, power  steering, automatic transmission, air conditioning, tilt steering wheel, and AM/FM Stereo.  Approximately 15 vehicles per year.  2. Police Upfitting for current year model Ford Interceptors AWD with standard factory  configuration including but not limited to power windows, power locks, power steering,  automatic transmission, air conditioning, tilt steering wheel, and AM/FM Stereo.  Approximately 1 vehicle per year.  3. Police Upfitting for current year model Chevrolet Silverado 1500 Crew Cab SSV with  standard factory configuration including but not limited to power windows, power locks,  power steering, automatic transmission, air conditioning, tilt steering wheel, and AM/FM  Stereo. Approximately 15 vehicles per year.    POLICE VEHICLE INSTALLATION SPECIFICATIONS  1. Type of Wires  All wiring shall be GXL high temperature automotive wire unless noted otherwise. All wires  should be color coded and clearly labeled. A wiring diagram shall provided upon request.   2. Running of Wires  All wiring shall be continuous runs without splices and/or butt connectors unless noted  otherwise.   3. Fusing of Wires  All wiring shall be properly fused and/or Circuit breakers used. Fuses/Circuit Breakers shall  be rated at 125% of amperage draw and mounted as close as possible to the power source.  A 150 amp master reset circuit breaker will be mounted to provide constant power to a  console mounted fuse panel for accessories which require constant power. This fuse panel  2    will also include a grounding terminal block. An ignition fuse panel shall also be provided for  appropriate ignition sources.   4. Encasing & Routing of Wires  All wiring shall be encased in split wire loom, routed away from heat and sharp objects.  Grommets used where needed and/or required and properly secured. All wire will be neatly  tied and secure. All holes drilled into vehicle will be properly sealed to ensure  weatherproofing. Wire will be out of the way of any equipment that may be adjusted and  not interfere with any moving parts in vehicle. Wherever possible wiring should be routed  along with the vehicle manufacturers’ wire harness. No wiring shall be run on the  floorboard underneath the factory carpeting unless otherwise noted.   5. Power Wires  All power points will be taken directly from Battery Auxiliary Power Point.   6. Ground Wires  All ground wires shall be connected to factory grounding studs/bolts unless noted  otherwise.   7. Mounting of Equipment  All of the equipment mounted shall be out of the Airbag Deployment Zone and easily  accessible by user of equipment. Components shall be installed with quick disconnect  connectors to allow for ease of replacement or repair.   8. Manufacturers Guidelines  All installations shall be performed per manufacturers’ specifications and/or instruction  sheets provided with equipment.    COMMON UPFITTING ACCESSORIES INCLUDING BUT NOT LIMITED TO:  1. LED Light Bars  2. Sirens and Speakers  3. Exterior Mount/Perimeter Warning Lighting  4. Rear Directional Warning Lights  5. Interior Mount Warning Lights  6. Interior Equipment Trays  7. Ignition Security Systems  8. Spot Light  9. Stringer Spike System  10. Plush Bumpers  11. Tonneau Covers  12. Weapon Vaults  13. Weapon Mounts  14. Prisoner Transport Systems  15. When needed, K9 Package  a. K9 Kennel with full across single purpose Dog with electronics  b. Interior Red/White LED dome light mounted between the two front seats  3    c. Cargo Partition/Kennel mounted equipment tray  EXAMPLES OF POLICE UPFITTING:   Chevrolet Tahoe PPV  1  Whelen Arges Series Intelligent Pro Focus Super‐LED 360 Remote Control Spotlight (Need  Fender Mount Kit)  2 Whelen Arges Series Bail Mount Control Head 3  Whelen Arges Series Driver Side Fender Mount for the 2021+ Chevrolet Tahoe 9C1 & SSV  4 54" Liberty ll WCX Series ‐  Red/White + Blue/White 5 795H Whelen Opticom, Mounted in Lightbar 6  Whelen Light Bar Strap Kit for the 2019+ Silverado 1500 & 2021+ Chevrolet 9C1 & SSV  7 Whelen Inner Edge (duo) for 2021+ Tahoes Red/Blue Duo 8 Whelen Rear Pillar, Duo WeCan Red/Blue Duo 9  Whelen ION T‐Series Linear Super‐LED DUO Color Surface Mount in Red/Blue Split Heads  10 Bracket for T‐IONs in Tahoe rear hatch 11 Whelen Trio Color ION Red/Blue/White 12  Multipurpose bracket for IONs in Tahoe rear side glass and underside running board IONs  13  Whelen Universal Horizontal Metal License Plate Bracket for Two Light Heads 14  MBCT21 Mirror Beam Housing, IONs  15  180 Degree Output LED Tricolor ‐ Red/Blue/White Under Mirror Mounted Light for Critical  Intersection & Side Warning Purposes  16  Whelen LED Flush Mount Compartment Light in Red & White (Front Cabin, Prisoner, Cargo  Area, 2 Rear Hatch  17 Whelen Surface Mount ION Trio Light Head in Red/Blue/White 18  Running Board Mounting Brackets for ION Lights on the 2021+ Chevrolet Tahoe 9C1 & SSV  19 Whelen 100 Watt All Weather Heavy Duty Composite Siren Speaker 20 Whelen Universal 'L' Shape Siren Speaker Bracket 21 Whelen Cencom Core Amp Control Module 22 Whelen WeCanX Console Mount 21 Button/Side Control Head 23 Whelen WeCanX Core 8 Expansion Module 24 Expansion Module Bracket  25 Whelen Vehicle‐to‐Vehicle Sync Module 4    26 Buss Bar for 2021+ Tahoes  27 Blue Sea Systems ST Blade Battery Terminal Mount Fuse Block 28  Havis Vehicle Specific Console (C‐VS‐1012‐TAH‐H), Side Mount Armrest (ARM‐102) & Self‐ Adjusting Double Cup Holder (CUP2‐1001) for the 2021+ Chevrolet Tahoe 9C1 & SSV  29 Jotto Desk Magnetic Console Mic Clip 30 Havis ‐ Concole Mount Clip Bracket  31 Setina Dual T‐Rail Weapon System with Handcuff Key 32  Go Rihno LP Series Steel Push Bumper for 2021+ Chevrolet Tahoe 9C1 & SSV. Bumper has  the ability to mount (4) Forward Firing Whelen IONs in the Top Tube Channel , and includes  (2) Horizontal ION Brackets for Side Mounted Lights  33  Go Rhino textured wrap around steel wings for 2021+ Tahoes 34  Pro‐Gard Center Sliding Poly Window for 2021+ Tahoe 35  S5705T21OSB ProGard Cargo Barrier with Lexan insert & rear Grey ABS Plastic Prisoner Seat  with Outboard Seat Belt for Officer Protection for the 2021+ Chevrolet Tahoe 9C1 & SSV  36  Go Rihno Rear Prisoner Door Steel Window Barriers for the 2021+ Chevrolet Tahoe 9C1 &  SSV   37  Gamber Johnson Docking Station, CF‐33 38  Lind Power Adapter Mountable on Panasonic CF53 Computer 39  HINT Mount, Twin Arm System with G>R>I>P> Tilt/Swivel and Telescopic Post for Under the  Seat Base for Chevy Tahoe 2021+  40  Custom Defender Supply cargo box, complete with equipment mounting tray for 2021+  Tahoe (40"W x 36"D x 20"H)  41  Wiring Harness, Distribution Block, and Battery Management System to Support Items  Mentioned Above    Chevrolet Tahoe SSV  42  Interior Red/White LED Dome Light Mounted Between the Two front Seats 43 Police Console including cup holder, arm rest, two mic clips and two power outlets  44  54" Whelen Legacy Due Lightbar, Core Controller, Expansion & Sync Modules and 100 Watt  Speaker  45 Cargo Partition  46 2 Way Radio Antenna 47 Headlight Flasher  48 License Plate LED Lighting  5    49 Wiring Harness, Fuse Block, Battery Management 50 Push Bumper  51 Prisoner Partition with Lower Kick Panels and Recessed Insert 52 Integrated Forward and Side Lights for Push Bumper 53  Tint for Driver and Passenger Windows 54 Rear Side Window Lighting  55  Cargo Area Single Drawer Storage Box with Top Side Covered Equipment Tray 56 Watch Guard 4RE Camera System or equivalent 57 Stalker Dual SL Radar System or equivalent with necessary brackets for installation  58 Dual Weapon Universal Lock  59 Rear Window LED Traffic Advisor   Chevrolet Silverado 1500 Crew Cab SSV  60 Push Bumper  61 Police Console including cup holder, arm rest, two mic clips and two power outlets  62  54" Whelen Legacy Due Lightbar, Core Controller, Expansion & Sync Modules and 100 Watt  Speaker or equivalent  63 2 Way Radio Antenna 64 Headlight Flasher  65  License Plate LED Lighting  66 Wiring Harness, Fuse Block, Battery Management 67 Interior Red/White LED Dome Light Mounted Between the Two front Seats 68 Prisoner Partition with Lower Kick Panels and Recessed Insert 69 Integrated Forward and Side Lights for Push Bumper 70 Tint for Driver and Passenger Windows 71  Rear Side Window Lighting  72 Watch Guard 4RE Camera System or equivalent 73 Stalker Dual SL Radar System or equivalent with necessary brackets for installation  74 Dual Weapon Universal Lock  75 Rear Window LED Traffic Advisor  76 Mirror LED Lighting   Ford Police Interceptor AWD  6    77  Interior Red/White LED Dome Light Mounted Between the Two front Seats 78 Police Console including cup holder, arm rest, two mic clips and two power outlets  79  54" Whelen Legacy Due Lightbar, Core Controller, Expansion & Sync Modules and 100 Watt  Speaker or equivalent  80 Cargo Partition  81 2 Way Radio Antenna 82 Headlight Flasher  83 License Plate LED Lighting  84 Wiring Harness, Fuse Block, Battery Management 85 Push Bumper  86 Prisoner Partition with Lower Kick Panels and Recessed Insert 87 Integrated Forward and Side Lights for Push Bumper 88  Tint for Driver and Passenger Windows 89 Rear Side Window Lighting  90  Cargo Area Single Drawer Storage Box with Top Side Covered Equipment Tray 91 Watch Guard 4RE Camera System or equivalent 92 Stalker Dual SL Radar System or equivalent with necessary brackets for installation  93 Dual Weapon Universal Lock  94 Rear Window LED Traffic Advisor    Section B: Graphics  1. Vehicle Graphics  Vehicle graphics will be installed at 804 Texas Street Denton Texas 76209. A location inside the  Fleet shop will be provided and the vehicle will be washed prior to arrival.   2. Miscellaneous Graphics/Wraps  This includes trailers and various items the city may need graphics created and installed.    Please provide catalog with current pricing or online URL to evaluate percent discount and  range of services.  Section C: Truck Bodies  1. Utility and Flatbed upfitting on 3500‐5500 chassis ‐  Bodies offered shall be current year model, white in color, and include a spray in bed liner. Please specify on pricing sheet where the percent discount is calculated from (catalog, manufacturer, online). Installation for mounting to chassis provided by the City of Denton and trip fees will need to be specified on price sheet.    7    PROCEDURES    PROJECT CONTROLS  1. Work Hours  Normally scheduled day hours are paid by the hour.  The hourly rate shall include all  items of cost, equipment usage, overhead, and profit.  Billable hours are for work time  on the job only.  2. Weekend Hours  Extra time beyond normal work hours is needed to finish tasks in progress. Paid for by  the hour. The hourly rate shall include all items of cost, equipment usage, overhead, and  profit. Billable hours are for work time on the job only.  3. Holiday Hours  Extra time beyond normal work hours is needed to finish tasks in progress. Paid for by  the hour. The hourly rate shall include all items of cost, equipment usage, overhead, and  profit. Billable hours are for work time on the job only.   New Year’s Day (observed)   Martin Luther King Day   Memorial Day   June 19th   July 4th   Labor Day   Veteran’s Day   Thanksgiving Day   Day After Thanksgiving   Christmas Eve (observed)   Christmas Day (observed)  If a holiday falls on Saturday, it will be observed on the preceding Friday.  If a holiday  falls on Sunday, it will be observed on the following Monday.  Holiday hours are extra  time beyond normal work day hours needed to finish tasks in progress.  Paid by the  hour. The hourly rate shall include all items of cost, equipment usage, overhead, and  profit. Billable hours are for work time on the job only.  4. Overtime Hours  Overtime hours are extra time beyond normal work day hours needed to finish tasks in  progress.  Paid by the hour. The hourly rate shall include all items of cost, equipment  usage, overhead, and profit. Billable hours are for work time on the job only.    8    TRANSPORTATION  1. All vehicles will be picked up and dropped off at 804 Texas Street Denton Texas 76209.  Transportation will be provided by the awarded vendor. A City of Denton employee will  inspect the work and accept the vehicle at drop off. The only exception is Section B:  Graphics, they will be installed on site.       PROJECT ESTIMATES  1. Before work begins, the contractor will conduct an initial meeting  to review the overall  scope, schedule, deliverables, and planning process to implement successful completion  of the work.  2. The contractor shall provide written estimates on all service repair projects before  beginning work. The estimate shall include the estimated number of hours needed for  the repair, contracted hourly rate, number of employees required, an estimate of parts  and materials, and estimated project completion time in days.  3. The contractor shall respond to requests for estimates for non‐emergency work within  two (2) days.  It is the contractor’s responsibility to ensure they have all information to  prepare accurate estimates.  4. Non‐emergency service and repairs shall only be performed with the City’s Fleet Service  department’s written authorization by the issuance of a Purchase Order (PO).  Actual  work shall not exceed the Contractor’s estimate without prior written authorization by  the City.    WORK IN PROGRESS  1. The contractor will meet with selected representatives regularly or as determined  necessary by the Fleet Services department to review progress and provide necessary  guidance in solving problems that may arise.  2. The contractor will provide a brief written summary of the work accomplished, and  work to be accomplished including real or anticipated problems for resolution.      INVOICING  1. Invoices will be required for verification of services rendered.  2. The contractor’s invoice shall clearly state actual hours worked at the labor rate quoted,  the actual cost of parts and materials plus a percentage of markup as stated in the  contract agreement, and a complete description of the work performed.  3. The contractor shall not subcontract any portion of the service and repairs without prior  written approval by the City.  4. The cost of parts and materials will be invoiced at the cost of materials and parts  multiplied by the contracted markup.  9    5. Equipment rental needed to complete a repair or service will be invoiced at the cost of  the rental multiplied by the contracted markup.    EMPLOYEES  1. The contractor shall complete background checks and maintain an active policy on drugs  and alcohol in the workplace that supports a drug‐free environment and be prepared to  submit such policy to the City upon request.  2. The contractor shall follow all the most current EEOC guidelines regarding the process  for performing criminal background checks.    MINIMUM QUALIFICATIONS  1. The contractor has been in business for at least 5 years.  2. The contractor is licensed to do business in the State of Texas.  Verification will be  performed with the Texas Secretary of State.  3. The contractor has a minimum of 5 years doing business with a government agency the  size of the city or larger.  4. For vehicle upfitting all technicians working on city vehicles must have and maintain an  EVT Law Enforcement L‐1 Law Enforcement Vehicle Installation Certification.  5. The contractor must have and maintain the following insurance requirements:  a. General Liability $1,000,000 minimum  b. Automobile Liability $500,000 minimum  c. Worker’s Compensation Insurance  d. Waiver of Subrogation endorsement on all three policies  For Upfitting and Truck Bodies section will also require the below insurance ‐  e. Garage Liability Insurance including, but not limited to, Premises/Operations,  Automobile, Personal & Advertising Injury, Products/Completed Operations,  Independent Contractors and Contractual Liability with minimum combined  bodily injury (including death) and property damage limits of $1,000,000 other  than Auto‐each accident, $1,000,000  f. Other than Auto‐aggregate, $1,000,000 Auto‐each accident. The policy shall  include:  i. GarageKeepers on a direct primary basis to include  coverage for Comprehensive and Collision for a limit equal  to the  Actual Cash Value  of the  CITY’S vehicle(s) in the  CONTRACTOR’S  care, custody or control.  ii. An endorsement to waive subrogation in favor of the  City of Denton, its  officers, employees and elected representatives, for bodily injury  (including death) or any other loss.        10    ACCIDENT PREVENTION  1. To provide safety controls for the protection of the life and health of employees and  other persons, for prevention of damage to property, materials, supplies, and  equipment, and for the avoidance of work interruptions in the performance of this  Contract, the Contractor all work shall be done safely and comply with all governing  regulations concerning safety. This shall include, but is not limited to OSHA, etc.  2. The contract shall be responsible for all damages to persons or property that occur  because of the contractor’s fault or negligence.  3. The contractor shall take proper safety and health precautions to protect the work, the  workers, the public, and the property of others.    WARRANTY OF WORK  1. Except as otherwise expressly provided in the contract, the contractor shall remedy at  his/her own expense any failure of the work for one year, or the period of manufacturer  warranty, whichever period is longer, including any defect in materials, parts, or  workmanship.  Fleet Services is to promptly notify the contractor of any such defects  upon discovery.  2. All manufacturers’ warranties and guarantees, expressed or implied, respecting any part  of the work and any materials and/or parts used therein shall be deemed obtained and  shall be enforced by the contractor as the agent and for the benefit of the Authority  without the necessity of separate transfer or assignment.  The contractor shall require  manufacturers to execute such warranties and guarantees in writing to the Fleet  Services department.