Loading...
8879 SOWScope of Work  RFP 8879 DEC Engine Maintenance Spare Parts and Services  The City of Denton DME Denton Energy Center is soliciting proposals for engine parts, hourly  maintenance interval services, field services and inspections, and general repair and rebuild workshop  services for the 12 Wartsila 18V50SG installed at the Denton Energy Center which is located at 8161  Jim Christal Road, Denton TX, 76207.   It is anticipated that this RFP will result in multiple contracts with the corresponding local equipment  representatives. In addition, the City will select a primary vendor and a secondary vendor for each  contract. The secondary vendor will be contacted when the primary vendor is unable to perform the  work needed. The vendor performing the work after the contract has been awarded will be selected  based on ability to deliver the services within a reasonable amount of time and the criticality to have the  equipment in service as outlined in the Vendor Selection section of this document . In addition, the  vendor may be selected based on past performance with the City of Denton.  Work perform under this contract shall not void any guarantees or warrantees provided by the OEM in  cases where warranty still exists.   Scope  Following is a description of the scope of services being procured:  PARTS:  A. Parts  a. Any and all parts associated with engines owned by the City to include but not  limited to engine components, parts, generator parts, auxiliary parts and emission  systems components.  b. Parts shall be supplied by the OEM or shall be approved for use by the OEM.  c. Where non‐OEM parts are used, the vendor will notify the City of their use.  d. Mark‐up on all parts shall be limited to 10% of the vendor’s purchase price.    SERVICES:  A. General Repair/Rebuild Services  e. All repairs necessary to keep generating units for the Denton Energy Center  equipment in good operating order as intended by the OEM. This will include  corrective or preventive maintenance work.  f. Repairs to include, but not limited to:  i. Rebuilding/Reconditioning Services  ii. Replacement Services  iii. Any other activity to ensure the equipment operates within the OEM  specifications  g. Any machining services needed to repair or rebuild.  h. Cleaning and measuring for correct clearance on as needed.    B. Removal and Installations Inspection Services  a. Provide removal from the City facility and transportation to the vendor’s service  center.  b. Provide transportation and installation back to the City’s facilities.  c. Provide alignment and start‐up services as needed.     C. Workshop Services  a. Cylinder head overhaul and repair services    D. Field Services Inspection Services  a. All inspections and troubleshooting necessary to keep generating units for the  Denton Energy Center equipment in good operating order as intended by the OEM.  This will include corrective or preventive maintenance work.  b. Services to include, but not limited to:  i. Hourly based interval work  ii. Troubleshooting engine control systems   iii. Any other activity to ensure the equipment operates within the OEM  specifications    E. For the purposes of this document reasonable times shall be defined as follows:  a. Respond with person(s) available to perform work‐ no more than 2 weeks from  notice.  b. Provide service offer and estimated start date‐ no more than 2 weeks  c. Repairs and services‐ no more than 5 weeks from evaluation unless otherwise  agreed upon by city representative.  Locations  Equipment within this scope of work will be located at the following locations as noted above:  1. Denton Energy Center: 8161 Jim Christal Rd. Denton, TX 76207  Hours of Operation  Denton Energy Center‐ 24/7    Qualifications  The vendor shall submit a proposal including company history, including previous experience with the  City of Denton and its relationship with engine spare parts, engine services, generator services, and  engine control and emission systems.  Due to the unknown nature of the work, the City will consider hourly pricing in its evaluation, however,  pricing will not be the only consideration used in deciding which vendor is awarded the contract.      Vendor Selection  Due to the number of components, controls, maintenance intervals and the engine systems associated  that the D.E.C. currently owns, the City will be selecting a primary and a secondary vendor to enter into  service contracts for parts and services. It is the City’s intent to select its primary contact vendor for  service, repairs, and replacements, except, in cases where:  1. The primary vendor is unable to perform the work needed.  Emergency Repairs  Emergency repairs shall be those that need to be completed in the least amount of time due to the  possibility of compromised safety and equipment health within the Denton Energy Center  Vendors for emergency repairs shall be selected based on response time and ability to perform the  work.   Warranty  All services performed under this contract shall be warranted no less than 1 year. Including needed  equipment, tools, or rental of heavy machinery to perform and complete warranty work as needed.  Written guarantees shall include any limitations as to the nature of failure or time limitations.  The guarantee shall begin upon receipt of the accepted units, not on the date of manufacture.   Guarantees shall indicate whether or not it is made on a full replacement basis or a prorated  basis and if prorated then what are the terms. The Manufacturer/Supplier guarantees that the  products furnished under this specification are of new Original Equipment Manufacturer (OEM)  specifications and quality. All replacements by the Manufacturer/Supplier shall be free of charge  F.O.B. at the same delivery point called for in the original order.    The respondent must be an approved distributor by the Original Equipment Manufacturer (OEM)  of these products, and is authorized to sell the products to the City of Denton.  The respondent  also guarantees that the City will be represented by the Manufacturer/Supplier, should an issue  arise, and that all Manufacturer’s warranties will be in effect for the life of the contract.  Safety  The vendor shall be familiar with safety procedures related to the equipment being worked on.   The City of Denton shall have any safety data sheets (SDSs) for all bulk chemicals used at its treatment  facilities.   The City of Denton will assist the vendor in shutting down and deenergizing equipment for the purposes  of performing maintenance and repairs. Lock out/Tag out procedures will be followed.  The vendor shall have all tools and equipment necessary. Due to liability reasons, The City cannot lend  any tools or equipment to the company performing the work other than approved manufacturer tool  box on site.    Scoring  Deliver/Project Schedule (FACTOR: 30%)  Ability to timely start and complete project. This include the schedule to complete project and may  include ability to meet required milestones of completion. For supplies, the estimated delivery after  receipt of order.  Compliance with specifications, quality, reliability, characteristics to meet stated or implied needs  (FACTOR: 30%)  Compliance with the stated specification(s) coupled with the quality and reliability of the goods and  services such that bear on its ability to meet the stated/implied needs.  Indicators of Probable Performance under contract (FACTOR: 20%)  Indicators of probable performance under the contract to include: past vendor performance, financial  resources and ability to perform, experience of demonstrated capability and responsibility, references,  and the vendor’s ability to provided reliable maintenance agreements and support.  Price, Total Cost of Ownership (FACTOR: 20%)  The price of items, to include total cost of ownership, such as installation costs, life cycle costs, and  warranty provisions.