2. Sequimiento de la Auditoria de Cuentas por Pagar (octubre de 2020) Informe de la Auditoria Interna de la Ciudad de Denton Marzo de 2021
Seguimiento de Cuentas por Pagar(octubre de 2020)
Resumen del seguimiento
Por que hicimos este seguimiento:
El objetivo de este informe es notificar sobre los cambios que se han realizado en respuesta a la auditoria de Cuentas por Pagar
emitida en octubre de 2019. La auditoria inicial evalu6 la eficacia de los controles sobre las cuentas por pagar,con el fin de registrar
y salvaguardar de manera adecuada el gasto de los fondos municipales. Este seguimiento se incluye en el plan de auditoria de la
ciudad correspondiente al ano fiscal 2020-21,aprobado por el Ayuntamiento.
Lo que encontramos:
La nueva Politica de Desembolsos de Efectivo fue recientemente implementada y ha brindado una orientaci6n adicional al personal
de Cuentas por Pagar y del departamento; esta incluye la formalizaci6n de reglas para la recepcidn de los documentos y la mejora
de los controles sobre el procesamiento de cheques.Adicionalmente, Cuentas por Pagar comenz6 a automatizar la tramitaci6n de
las facturas y las solicitudes de pago, to cual deberia contribuir a reducir el riesgo de pagos duplicados. Por ultimo,el Ayuntamiento
comenzo a exigir, de manera general, la aprobaci6n de los supervisores para todas las compras de Staples; este incremento en la
supervision deberia disminuir aun mas el riesgo de compras inadecuadas. El estado de cada una de las recomendaciones se resume
a continuaci6n:
Recomendaci6n Gerencia Estado
Respuesta
1. Formalizar un manual de procedimientos y politicas para De acuerdo Implementado
Cuentas por Pagar(Account Payable,AP).
2. Garantizar que tanto el personal de Compras como el de AP De acuerdo En progreso
no tengan un acceso incompatible al sistema.
3. Incluir las reglas de numeraci6n de facturas estandar en el De acuerdo En progreso
manual de politicas y procedimientos.
4. Considerar la posibilidad de desarrollar un metodo para
verificar que las facturas no fueron pagadas a traves de la De acuerdo En progreso
tarjeta de compras(Purchasing card, p-card).
5. Establecer un proceso para garantizar que la ciudad no esta De acuerdo Implementado
pagando exenciones de impuestos.
6. Solicitar a los empleados que ingresen la documentaci6n de De acuerdo Implementado
recepcidn adecuada para todos los bienes y servicios.
7. Considerar la posibilidad de pedirles a los empleados que
reciben bienes y servicios personalmente que ingresen la De acuerdo Implementado
documentaci6n de recepcidn.
8. Solicitar que se aprueben las solicitudes de cheques De acuerdo Implementado
inferiores a$5,000.
9. Limitar el cobro fisico de cheques. De acuerdo Implementado
10. Alentar el use de los pagos electr6nicos. De acuerdo En progreso
11. Garantizar que las compras de Staples sean aprobadas y De acuerdo En progreso
recibidas.
12. Revisar anualmente a los usuarios de Staples para verificar De acuerdo En progreso
el acceso.
13. Considerar la posibilidad de cambiar el procedimiento de
Parcialme
facturaci6n de Staples para mejorar la eficiencia de la o de
Implementado
Divisi6n de AP. acuerdo
OOF
DENTON
Las troducciones completes de los informes de auditoria interna pueden solicitarse enviando un correo electr6nico a
rnalAuditC@CitvofDenton.com.